Pourquoi préparer sa délégation ? Déléguer, c’est tout simplement confier la réalisation d’une tâche à une autre personne ou à un outil.
Et tu pourras optimiser ton temps et de te concentrer en tant que cheffe d’entreprise sur ta zone de génie.
Mais pour que cette délégation fonctionne et soit réellement efficace, tu vas devoir la préparer.
Clairement, ce ne sera JAMAIS une perte de temps de consacrer du temps à ta préparation. C’est indispensable si tu souhaites éviter les erreurs de casting.
Je ne vais pas te mentir, il y a pas mal de travail, mais laisse-moi te guider à travers les différentes étapes.
Au sommaire de cet article :
- Préparer sa délégation : le Mindset à adopter
- Les 3 types de délégation
- Quel est le bon moment pour déléguer ?
- Connaître et fixer ses objectifs pour organiser sa délégation
- Le rôle et les tâches à confier
- Les process et la structuration
Bonne lecture 🤓
1) Préparer sa délégation : le Mindset à adopter
Ta posture de cheffe d’entreprise
Tout le monde n’a pas ENVIE de déléguer et ça, c’est un élément primordial à intégrer. Tu dois passer par cette phase seulement si travailler en équipe fait partie de ta vision.
Dans le cas contraire, tu peux adopter un business model différent pour continuer de te développer sans passer par la construction de ton équipe. Il faudra, dans ce cas, accepter le plafond de verre à ta croissance.
Alors connecte-toi à ta vision afin de voir si le travail en équipe t’attire. Il est important de rappeler que chaque entrepreneure a une vision différente et que le fait de ne pas vouloir travailler en équipe n’est PAS un manque d’ambition.
En préparant ta délégation, cela va t’obliger à passer un cap dans ta posture. Tu n’es plus entrepreneure, mais cheffe d’entreprise avec une équipe à manager. Ton rôle dans ta boîte va aussi évoluer.
Tu vas passer de l’entrepreneure qui gère absolument tout et qui porte toutes les casquettes de l’entreprise, à la cheffe d’entreprise qui prend de la hauteur et se dégage progressivement de l’opérationnel.
Il faut donc te sentir prête !
Les croyances à débloquer en amont
Au-delà du changement de posture, tu peux être amenée à avoir plusieurs croyances qui vont t’empêcher de te préparer à déléguer efficacement.
Et, tu vas devoir les balayer !
Voici quelques-unes des croyances que tu peux avoir :
“Je n’arrive pas à faire confiance”
La conséquence va être : le micro management et le sur-contrôle de ton équipe. Tu risques d’avoir des difficultés à fidéliser ton équipe et/ ou à perdre beaucoup de temps.
“Les tâches seront moins bien faites que si je les faisais moi même”
Tu as effectivement un travail de pédagogie et de structuration pour amener les membres de ton équipe à comprendre comment tu fonctionnes, mais même si les tâches seront effectuées différemment, les membres de ton équipe seront meilleurs que toi sur les sujets et c’est pour ça aussi que tu délègues.
“S’il y a des erreurs, c’est mon business qui va être pénalisé”
Pourquoi pars-tu du principe qu’il y aura forcément des erreurs ? S’il y a des erreurs, c’est soit un mauvais recrutement, soit que les process ou passage de consignes ne sont pas clairs. Si ton travail de préparation est effectué correctement, il y a donc un risque minime d’erreurs !
“Personne ne sera aussi investie que moi”
Oui, c’est vrai. Tu es la cheffe d’entreprise, tu ne peux pas demander à ton équipe d’avoir le même investissement que toi. En revanche, sans ton équipe, qui aura un rôle différent du tien, tu ne pourras pas aller plus loin. Vous êtes alors complémentaires !
“J’ai peur de perdre en liberté et en indépendance”
Ne crois-tu pas que c’est plutôt l’inverse ? Grâce à ton équipe, tu n’es plus seule à mener la barque, tu peux te reposer sur eux, gagner du temps et prendre des vacances plus librement.
Te sens-tu donc prête à déléguer ?
2) Les 3 types de délégation
Alors non, déléguer ce n’est pas forcément recruter un salarié à temps plein.
Comme je te disais plus haut, déléguer c’est confier la réalisation d’une tâche à une autre personne ou à un outil.
Voici donc les 3 types de délégation possible :
- Déléguer à un outil, c’est ce que l’on appelle l’automatisation
Ex : Tu fixes manuellement tes rendez-vous et effectue régulièrement des rappels ? → utilise Calendly !
Deuxième exemple : Tu demandes à tes clients de remplir des documents et de les signer, mais ça prend un temps fou ? → utilise un outil de signature électronique
- Déléguer un projet à un prestataire
Ex : tu souhaites refaire ton site internet ? Tu ne vas pas recruter pour ça, tu vas tout simplement collaborer avec un prestataire (voire un stagiaire)
- Et enfin, déléguer un process et là, c’est le fait de recruter un collaborateur pour t’épauler et occuper un rôle dans ton entreprise. Pour ce type de délégation, le statut choisi peut être différent (alternant pour tester une collaboration, salariat, associé ou freelance).
3) Quel est le bon moment pour déléguer ?
Il n’existe aucun moment parfait pour déléguer. En revanche, il est important d’intégrer que déléguer est un investissement en temps, en argent et en énergie. Une fois que tu as intégré que tu vas devoir utiliser ces ressources et que tu as le Mindset pour changer de posture, dans ce cas, tu es dans le bon sens.
En revanche, tu ne dois pas déléguer trop tôt…
Tu délègues trop tôt si :
- ton business n’est pas suffisamment structuré,
- tu n’as pas vérifié que tes offres étaient rentables,
- tu n’as aucun budget.
Ni trop tard…
Si tu es déjà dans un rush permanent, que tu délègues rapidement et ne prends pas le temps d’accueillir et d’intégrer le nouveau collaborateur, ta collaboration risque de se solder par un échec.
Le meilleur moment est donc quand tu te sens prête et que tu as suffisamment préparé ta délégation en amont.
4) Connaître et fixer ses objectifs pour préparer sa délégation
Avant de préparer ta délégation, tu dois être au clair sur tes objectifs. Il s’agit d’un élément clé au succès de cette nouvelle collaboration.
Il existe 3 principaux types d’objectifs que tu peux te fixer :
- ✅ Un objectif de CA
- ✅ L’Objectif d’expertise
- ✅ Ou encore un objectif de gain de temps
Tu peux avoir un seul objectif ou tu peux en avoir plusieurs. Dans tous les cas, tu dois être précise.
1ère hypothèse : tu as un objectif de développement de CA
Sur qui va reposer le CA que tu souhaites réaliser ? La personne à qui tu vas déléguer ou toi-même ?
➖ S’il s’agit du futur collaborateur, il peut être intéressant de lui indiquer le CA qu’il doit réaliser, et donc de lui poser des objectifs en ce sens en lui laissant un temps de réalisation raisonnable. Il s’agira ainsi de fixer les indicateurs de réussite (KPI).
Ex : tu cherches à collaborer avec un commercial.
➖ Si c’est sur toi que va reposer le développement du CA, en réalité, ton objectif principal est donc de gagner du temps pour te permettre d’aller chercher ce CA supplémentaire. L’objectif de CA est donc l’objectif n° 2, il ne s’agit pas de ton objectif prioritaire. Sans gain de temps réel, tu ne pourras pas réaliser ton objectif de CA.
D’où l’importance d’être bien au clair sur ses objectifs.
2ème hypothèse : tu as besoin d’une expertise
Ex : tu voudrais refaire ton site internet, tu n’as pas le temps. Tu n’as aucune compétence sur le sujet et tu n’as pas envie de t’en occuper. Dans cette hypothèse, on est donc bien sur un objectif d’expertise.
Tu vas donc devoir, pour cette délégation, connaître tes besoins pour les exprimer à ton prestataire et ce prestataire aura une réelle autonomie sur le sujet.
Je te conseille d’établir un cahier des charges précis et de faire fonctionner le bouche-à-oreille auprès d’autres entrepreneurs que tu connais et qui ont eu les résultats que tu souhaites obtenir.
3ème hypothèse : tu as un objectif de gain de temps
Dans cette hypothèse, tu vas devoir identifier COMBIEN de temps, tu veux gagner et à quoi tu vas attribuer ce temps. Il faut que ce soit concret et précis.
Pourquoi ?
➖ Parce qu’il peut t’arriver d’être déçue en déléguant d’avoir “la sensation” de ne pas avoir gagner de temps. Lorsque tu parles de “sensation” ou d’impression, c’est que tu n’as pas fait les calculs concrets en amont.
Conclusion : peu importe le type de collaboration que tu entames, pense à exprimer tes objectifs à la personne à qui tu délègues.
5) Le rôle et les tâches à confier
Cette étape est probablement l’une des plus complexes.
Je te recommande vivement de ne pas te fier à ton intuition, mais de t’appuyer sur des outils précieux qui vont t’aider à prendre du recul.
Les 4 zones de compétences à identifier pour préparer sa délégation
L’objectif de la délégation est de progressivement te détacher de l’opérationnel, mais aussi te concentrer sur ta zone de génie.
En tant qu’entrepreneure, nous sommes amenées à passer du temps sur ÉNORMÉMENT de sujets. Certaines tâches nous éclatent, d’autres nous ennuient, d’autres nous prennent de l’énergie.
Est-ce que tu as déjà identifié et classé les tâches que tu faisais ?
- Ta zone d’incompétence : représente toutes les tâches que tu fais pour lesquelles tu n’as aucune compétence particulière, tu es donc ici clairement mauvaise (oups).
- Ta zone de compétence : tu es bonne dans ce domaine, sans être la meilleure du monde !
- Ta zone d’excellence : ce sont les tâches pour lesquelles tu es clairement meilleures que les autres, car tu obtiens de très bons résultats. Par contre, ces tâches te prennent de l’énergie. Dans cette catégorie, on va souvent retrouver les tâches qui relèvent de notre formation/ métier de base et qu’on va avoir des difficultés à déléguer (à cause de notre égo).
- Et enfin, ta zone de génie : les tâches qui relèvent de tes talents. Ces tâches te font profondément vibrer et tu pourras les faire sans même être payées.
Je t’invite alors à classer toutes les tâches que tu fais aujourd’hui dans ces 4 catégories !
L’audit du temps
Pour t’aider à classer ces tâches, je t’invite à faire un audit détaillé de ton temps.
Comment aujourd’hui répartis-tu tes 168 heures disponibles dans ta semaine ?
💡 Pour ma part, j’utilise Clockify pour tracker mon temps professionnel.
Cet outil me permet de voir à quoi j’ai dédié mon temps, mais aussi d’avoir une analyse précise du temps que j’ai réellement consacré à chaque catégorie.
Ex : tu réalises que tu passes 5h/semaine sur ta comptabilité alors que tu détestes ça (zone d’incompétence) → recruter une comptable pourrait donc être l’une de tes priorités pour gagner 20h/mois et dédier ces heures à faire plus de commercial par exemple.
L’organigramme
Afin de ne pas réaliser d’erreurs dans ton recrutement et de ne pas avoir à revenir en arrière, il va falloir que tu te projettes sur tes besoins futurs.
Et, pour cela, rien de mieux qu’un organigramme.
Un organigramme est un document d’entreprise indispensable.
Je t’invite à réaliser ton organigramme actuel en décomposant ton business en pôle (financier, marketing/communication, livraison, etc.) puis en rôle (comptable, CM, monteur vidéo, responsable succès client, etc.).
Tu mettras ton visage sur CHAQUE rôle que tu occupes aujourd’hui et celui des membres de ton équipe si jamais tu as déjà commencé à déléguer.
Puis, tu feras ton organigramme futur en remplaçant ton visage par celui de quelqu’un d’autre pour que tu voies sur quel rôle tu as envie de te concentrer.
La fiche de poste
Une fois ce travail réalisé, tu es prête à passer à l’élaboration de tes fiches de poste.
Dans ces fiches de postes, tu vas y insérer :
- La description du rôle
- Son positionnement dans l’entreprise (grâce à l’organigramme)
- Les missions et les attributions qui vont faciliter ton recrutement
- Les relations internes et externes
- Le niveau de responsabilité (le degré d’autonomie)
- Les compétences (savoir, savoir faire et savoir être)
- Et enfin les objectifs et KPI
Le guide complet pour rédiger et construire une fiche de poste efficacement
6) Les process et la structuration
Si tu as choisi l’option de déléguer un rôle dans ton entreprise, tu vas devoir passer par la création de tes process.
Alors pas de panique, l’idée n’est pas d’avoir absolument TOUT finalisé dans les moindres détails, mais d’expliquer pas à pas les étapes par lesquelles tu passes afin de faciliter le travail de ton futur collaborateur.
Ce futur collaborateur qui prendra ton relais pourra t’aider à améliorer ce process et en aura d’ailleurs la responsabilité.
Un process peut être écrit ou vidéo. Personnellement, je te recommande lorsque le sujet s’y prête d’avoir les deux. La vidéo est souvent beaucoup plus explicite, mais l’écrit t’évite de perdre du temps à regarder la vidéo (les différentes étapes sont clairement évoquées) et il est aussi plus facilement modifiable (cela favorise l’amélioration continue).
Ton process doit toujours être à jour 😉 et il doit être aussi précis que possible.
Et toi, passes-tu par ces différentes étapes pour préparer ta délégation ?
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