Pourquoi et comment utiliser son agenda ?

Utiliser un agenda pour organiser son business peut paraître simple. Mais, cela va te demander d’adopter un certain système d’organisation.

Un système d’organisation est composé de 3 piliers :

Ton agenda tient donc une place importante dans ton système d’organisation d’entrepreneure.

Malgré la grande utilité à utiliser un agenda autre que pour sa fonction de rendez-vous, certaines entrepreneures n’en ont pas ou en font une utilisation limitée.

Au sommaire :

Pourquoi utiliser un agenda ?
Quel type d’agenda utiliser ?
Optimiser la planification
Des conseils complémentaires pour gérer efficacement ses rendez-vous

Bonne lecture 🤓

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1) Pourquoi utiliser un agenda ?

Les événements importants

Ton cerveau n’est pas fait pour retenir toutes les informations. Il bénéficie d’une capacité de stockage limitée et il vaut mieux garder cette place pour les choses essentielles.

D’autant que le nombre d’informations que ton cerveau peut être amené à retenir peut occasionner un brouillard mental, et de ce fait une perte d’énergie.

Alors attention, je ne dis pas que travailler sa mémoire n’est pas important, mais franchement entre :

Option 1 : retenir des numéros de téléphone
Ou option 2 : augmenter sa culture générale

On est tous d’accord que c’est mieux de travailler sa mémoire pour l’option n°2, non ?

L’agenda est le parfait outil pour noter tous les évènements qui ont une date précise et que le cerveau ne devrait pas avoir à retenir comme :

Les anniversaires et les fêtes,
Les événements familiaux comme les mariages,
Tes rendez-vous médicaux,
La date d’échéance de ton abonnement de sport

Prendre des rendez-vous

Il est plus facile pour prendre un rendez-vous d’avoir son agenda avec soi. Tu pourras alors regarder quel jour tu es disponible, quel horaire et si ce rendez-vous est compatible avec d’autres impératifs.

Si tu n’as pas d’agenda, panique à bord, tu risques de :

Mettre deux rendez-vous en même temps,
Placer le rendez-vous sur une plage horaire qui ne t’arrange pas (et donc laisser ton temps à la libre disposition des autres),
Passer pour une personne de désorganisée si tu dois annuler au dernier moment ou alors revenir sur l’horaire que tu viens d’évoquer avec ton interlocuteur.

Planifier ses tâches

Lorsque ton agenda ne comporte que tes rendez-vous, tu vas avoir l’impression que celui-ci est vide. Par conséquent, si on te sollicite, tu vas accepter plus facilement.

Or, on est bien d’accord que ce n’est pas parce que tu n’as pas de rendez-vous ce jour-là que tu n’as rien à faire, n’est-ce-pas ?

Alors, je t’invite à construire ta semaine type comportant toutes les catégories de tâches dont tu dois t’occuper dans ton quotidien d’entrepreneure. Une fois cette étape effectuée, tu vas mettre cette semaine type en récurrence dans ton agenda électronique.

🎯 L’objectif ?

Avoir réellement conscience du temps que tu as matériellement de disponible pour répondre à de diverses sollicitations, et donc éviter la surcharge.

2) Mais quel type d’agenda utiliser ?

Première étape : l’analyse

Quel outil utilises-tu actuellement pour gérer ton agenda ?
Disposes-tu d’un bon vieil agenda papier qui te suit partout avec toi ?
Gères-tu ton emploi du temps à partir d’Outlook ou à partir de Gmail ?
Lorsque tu prends un rendez-vous, as-tu pour habitude de le noter directement ?
As-tu déjà identifié des failles dans ton organisation ?

Toutes ces questions vont te permettre de faire un état des lieux de ton organisation actuelle et savoir si celle-ci te convient. On ne le répétera jamais assez, l’outil n’est JAMAIS le problème majeur. La problématique principale réside dans l’identification de ton besoin.

Deuxième étape : vers le changement ?

Afin que tu puisses faire ton choix, je te livre les avantages et les inconvénients à utiliser une version papier ou une version électronique.

L’agenda papier

Les avantages à utiliser son agenda sur papier ✅

Il est simple d’utilisation : savoir écrire est la seule chose dont tu as besoin ;
Accessible : pas besoin de tablette, portable ou ordinateur, ton agenda papier est à portée de main (même pas besoin d’une connexion internet) ;
Personnalisable : à toi d’ajouter couleurs, stickers, dessins si tu souhaites faire de cet outil une vraie œuvre d’art ;
Il permet une meilleure mémorisation : c’est bien connu, écrire aide à mieux mémoriser.

Les inconvénients à utiliser son agenda sur papier ❌

La version papier n’a aucune fonctionnalité : pas de possibilité de partager ton agenda avec ton équipe, ni de demander des rappels automatiques ;
Le manque de flexibilité : tu ne peux pas modifier sans faire de ratures après une annulation de rendez-vous, ni ajouter une tâche à 23h, car ton planning papier indique souvent des plages horaires limitées. Tu souhaites planifier un rendez-vous pour l’année prochaine, mais tu n’as pas encore acheté l’agenda de l’année d’après ? Dommage !
Il peut être encombrant : il faut avouer que se trimbaler son agenda papier sur toi constamment, ce n’est pas le plus pratique,
C’est payant : on peut en trouver à petit prix, mais cela reste un passage obligatoire.

L’agenda électronique

Les avantages à utiliser son agenda en digital ✅

Les rappels et les partages : si tu souhaites que Marie, ton assistante communication voit tes disponibilités pour planifier des points réguliers, c’est possible. Si tu souhaites que ton mari/ ta femme ait accès à ton agenda pour vous planifier des rendez-vous perso, tu peux aussi. Merci également à cet outil électronique de m’avoir rappelé qu’aujourd’hui c’était l’anniversaire de ma tante Françoise ;
La planification à long terme : pas besoin d’acheter l’agenda de l’année d’après, tout est à ta portée ;
La possibilité d’en gérer plusieurs à la fois : ton perso et ton pro, par exemple,
La gratuité : il n’y a pas de petites économies
Accessible partout sur son smartphone : pratique !
La fonction de récurrence
La possibilité de personnaliser les couleurs
Le nombre de détails que tu peux mettre à l’intérieur d’un évènement (lieu, heure, description, pièce jointe, et même un itinéraire GPS)
L’absence de ratures et la souplesse dans les modifications.

On peut citer comme exemple Google Calendar, ou encore le calendrier Outlook.

Les inconvénients à utiliser son agenda en digital ❌

La visibilité de l’agenda électronique sur son téléphone n’est quand même pas géniale, il faut avouer qu’il faut de bons yeux ;
Il faut avoir une connexion internet si on souhaite ajouter des rendez-vous (attention : même pas besoin d’internet pour consultation) ;
Un peu moins personnel (tu ne pourras pas ajouter la photo de ton chat sur la couverture, par exemple).

Tu l’auras compris, je suis team agenda électronique et c’est ce que je recommande à l’ensemble de mes élèves de l’Académie du temps. ⏳

3) Optimiser sa planification

Des couleurs pour plus de lisibilité

Afin d’optimiser la lisibilité de ton agenda, je t’invite à utiliser des couleurs.

À toi de choisir le code couleur qui te convient (mais évite d’en utiliser trop) :

Une couleur par catégorie de tâches
Une couleur pour le pro, une autre pour le perso
Une couleur pour les rendez-vous (et donc qui ont une date fixe) et une couleur pour les catégories de tâches (où tu as plus de flexibilité)
Une couleur pour tes catégories de tâches opérationnelles, une autre pour les catégories de tâches stratégiques.

Laisse ton agenda respirer

👉🏻 Pense à te laisser des plages libres.

Pourquoi ? Peu importe ton activité, il y a TOUJOURS des imprévus ou des urgences à gérer. Si ton agenda est rempli à 100%, tu ne pourras pas terminer tout ce que tu dois faire et tu risques d’être frustrée et d’avoir un sentiment d’insatisfaction.

Trois astuces que je t’invite à appliquer :

Garde toujours un espace entre deux blocs de temps pour te permettre de prendre une pause, de souffler, mais aussi de garder une marge de sécurité,
Prévois-toi une zone tampon en fin de semaine d’environ 2h qui te permettra de rattraper le retard accumulé durant ta semaine,
Et enfin, ne planifie pas l’ensemble de ta journée, laisse-toi du vide afin d’intégrer d’autres urgences et imprévus, mais également d’accepter certaines sollicitations.

L’objectif de la planification n’est surtout pas de devenir militaire et d’avoir une organisation rigide, bien au contraire.

Prends en compte ton niveau d’énergie

C’est une première étape de planifier ton agenda avec ton temps disponible. Mais n’oublie pas de prendre en compte ton niveau d’énergie, qui est ton carburant.

Tu auras beau avoir du temps devant toi, si ton niveau d’énergie est au plus bas, tu te retrouveras dans l’incapacité d’effectuer quoi que ce soit.

Alors trois principaux éléments à prendre en compte :

Ton chronotype pour optimiser tes tâches selon ton énergie de la journée
Ton énergie de la semaine : es-tu plus efficace le lundi ? le mercredi ou le vendredi ?
Ton cycle menstruel

Place en premier les tâches importantes

Lorsque tu commences à réaliser ta semaine type, tu dois d’abord placer en premier les catégories de tâches les plus IMPORTANTES, celles qui te font avancer sur le long terme.

Ce sont tes grosses pierres.

Imagine un bocal dans lequel tu vas mettre en premier tes grosses pierres, puis des cailloux qui vont venir se glisser entre tes grosses pierre, du sable puis de l’eau. Ton bocal ici sera bien optimisé.

Imagine si tu avais fait l’inverse ? Ton bocal n’aurait jamais pu intégrer les grosses pierres en dernier. Ton bocal aurait déjà été plein. Si tu cherches à les placer en dernier, tu n’auras plus la place (ni l’énergie) pour ce qui compte réellement.

Ex : le sport ou pour la partie professionnelle, tes objectifs stratégiques.

4) Des conseils complémentaires pour gérer efficacement tes rendez-vous

Conseil n° 1 : ne pas TOUT accepter

On peut être tenté d’accepter toutes les sollicitations pour :

Développer son réseau,
Convertir un prospect en client,
Répondre aux questions d’un client,
Faire plaisir à quelqu’un

Sauf que : est-ce que tu as un temps illimité ? Non ! 🙅🏼‍♀️

Accepter TOUS les rendez-vous est catastrophique en matière de gestion du temps. Il faut donc apprendre à dire non. Un rendez-vous peut toujours être reporté s’il n’est pas urgent. Je te conseille d’ores et déjà de refuser d’emblée tous les rendez-vous qui sont trop éloignés de tes priorités du moment.

Ensuite, pour savoir dire non, il faut se poser plusieurs questions :

Est-ce qu’il y a un caractère d’urgence ? ou est-ce que le rendez-vous peut attendre un peu ?
Suis-je dans une période calme ou dans une période chargée ?
Quel bénéfice vais-je retirer de ce rendez-vous ?

S’il est impossible pour toi de dire non à ce rendez-vous, tu peux également te poser d’autres questions :

Est-ce un rendez-vous que je peux déléguer ?
Est-ce possible de travailler de manière asynchrone ? En d’autres termes, est-ce que l’objectif du rendez-vous ne pourrait pas être rempli à distance (travail grâce à un drive par exemple),
Le rendez-vous peut-il être remplacé par un entretien téléphonique (ce qui t’éviterait le déplacement)
La durée du rendez-vous peut-elle être réduite ? contraignant ainsi l’interlocuteur à être plus synthétique
Ce rendez-vous peut-il être fixé pendant la pause déjeuner ? permettant ainsi de faire une pause pour manger ET d’honorer l’entrevue.

Conseil n° 2 : poser un cadre

Lorsque le rendez-vous a été accepté, n’oublie pas de solliciter toutes les informations dont tu as besoin et notamment :

Quel est l’objectif de ce rendez-vous ?
Qui sera présent lors de ce rendez-vous ?
Quel est l’heure et le lieu de rencontre ?

Une fois les informations de base validées, tu dois impérativement poser une heure de fin. Ainsi, lorsque tu verras que le rendez-vous s’éternise, tu pourras rappeler que vous avez dépassé le cadre fixé et qu’il est temps que tu partes pour te concentrer sur tes autres tâches. J’ai bien conscience que, selon l’interlocuteur, l’exercice est plus ou moins facile. Cependant, je peux te garantir que c’est une technique qui marche à merveille et qui peut montrer à ton interlocuteur ton professionnalisme.

Conseil n° 3 : se fixer des règles

Sans être trop rigide, tu dois te poser certaines règles pour ne pas te retrouver à passer tes journées en rendez-vous.

Je parie que tu ne veux pas que ton agenda ressemble à ça ?

👉🏻 Si tu veux éviter ça, il existe plusieurs astuces :

Fixer ses rendez-vous à l’heure du déjeuner pour faire d’une pierre deux coups,
Planifier un rendez-vous à l’heure où l’on est le moins productif (pour moi, il s’agit du début d’après-midi),
Ne pas se prévoir des rendez-vous chaque jour (les rendez-vous prennent beaucoup d’énergie, un temps de préparation, et parfois un temps de transport),
Se prévoir dans l’idéal une journée par semaine dédié aux rendez-vous,
Grouper tes rendez-vous (cela permet de faire une fois le trajet et pas plusieurs fois, mais également d’avoir une excuse lorsque le rendez-vous s’éternise). Attention cependant à se garder une marge de manœuvre entre deux rendez-vous, car il est parfois difficile de couper son interlocuteur dans son explication (et ce n’est pas très professionnel non plus), cela t’évitera d’arriver en retard à ton rendez-vous d’après,
Ne pas fixer de rendez-vous en milieu de journée (privilégie par exemple 11h, 14h, ou 18h).

Conseil n° 4 : rester souple

Un emploi du temps est destiné à évoluer au rythme de nos priorités et de nos urgences à gérer. Il ne faut donc pas être trop rigide et honorer un rendez-vous juste pour le principe alors qu’il est moins prioritaire.

Ainsi, il faut parfois s’autoriser à contacter notre interlocuteur pour déplacer un rendez-vous. Souvent, les personnes se montreront compréhensives et il se peut même que cela les arrange ! Attention cependant à ne pas annuler à la dernière minute, un délai de prévenance est toujours apprécié dans ces cas-là et plus, tu t’y prendras en avance, mieux cela se passera. De plus, attention à ne pas reporter sans cesse un rendez-vous avec une même personne, il vaut mieux dans ce cas indiquer à l’interlocuteur que nous le contacterons quand la problématique sera de nouveau au cœur de notre actualité.

Avant de déplacer un rendez-vous, tu peux également :

Le raccourcir,
Proposer un entretien téléphonique,
Trouver une solution pour que l’interlocuteur ait une réponse à son besoin (en déléguant, par exemple, ou en lui apportant une réponse écrite).

Conseil n° 5 : un rendez-vous se prépare !

Si tu souhaites être efficace pendant tes rendez-vous, il est primordial que :

Tu fixes des objectifs clairs et précis à ce rendez-vous : technique qui te permettra de recadrer si le sujet à traiter s’éloigne des conversations (les interlocuteurs doivent repartir soit avec la réponse à leurs questions, soit avec un plan d’action),
Tu prépares le rendez-vous : le contenu ou des questions afin d’être le plus pertinent possible et d’apparaître comme une vraie professionnelle aux yeux de ton interlocuteur.