Piloter, structurer son entreprise, tout le monde en parle, mais soyons honnête, parfois, on se demande ce que l’on met derrière, n’est-ce-pas ?
La structuration de business paraît tellement floue.
Et, pourtant, développer ton business va aussi passer par ta capacité à lui apporter la structuration nécessaire.
Parce que si tu peux faire piloter en mode artisanal au début, tu vas devoir apprendre à gérer ton business différemment si tu veux pouvoir passer un cap dans ton développement.
Personne n’a jamais vu des business à 6, 7 ou même 8 chiffres sans structuration.
C’est la baaaaaseee Bichette ! Alors c’est parti, je t’explique tout ça en détail !
Au sommaire de cet article :
- Construire son business : la différence entre la structuration et l’organisation
- Par quoi commencer pour piloter son entreprise ?
- Le business de poche
- Le système d’entreprise
- Créer ses process
- Les KPI
- Les outils indispensables pour piloter son entreprise
Bonne lecture 🤓
Construire son business : la différence entre la structuration et l’organisation
Tu ne dois pas confondre structuration et organisation, car il s’agit de deux notions différentes.
➖ Commençons d’abord par la structuration :
La structuration, c’est la manière dont ton business est construit. C’est sa fiche d’identité dans toutes ses composantes.
Pour que ton business ait une existence propre, une existence distincte de sa dirigeante, il doit être structuré.
Commencer la structuration va donc t’aider à mieux le connaître, à prendre du recul et à l’améliorer en continu pour qu’il puisse performer.
La structuration t’aide ainsi à optimiser ton business.
Il s’agit d’une compétence de fond à acquérir, au même titre que la gestion du temps et la délégation.
➖ L’organisation : quant à elle, va t’aider à être efficace et à avancer vers l’ensemble des tâches que tu dois faire et atteindre tes objectifs.
Il s’agit alors d’une combinaison entre méthodes et outils.
Je rappelle qu’un système d’organisation est composé :
- D’un gestionnaire de tâches
- D’un agenda optimisé
- D’une organisation quotidienne en béton
Par quoi commencer pour piloter son entreprise ?
Maintenant que la notion de structuration est claire, tu te demandes sûrement par où commencer ?
Il y a deux éléments primordiaux pour démarrer ta structuration de business.
Le business de poche
Le business de poche, c’est la carte d’identité de ton business tout simplement.
Tu vas donc y mettre les éléments suivants :
- Ton pourquoi ? (la raison d’être de ton business)
- Le problème de tes clients
- Ton client idéal
- La valeur apportée (ta solution)
- Tes concurrents
- Tes éléments de différenciation
- Ton positionnement
- Tes offres
- Tes tarifs
Le système d’entreprise
Avec le système d’entreprise, on va aller un peu plus loin. On va décortiquer comment fonctionne concrètement ton business (un peu comme si l’on pouvait cartographier tes organes vitaux).
Pour t’aider, je t’invite à passer en revue les 5 piliers suivants pour définir ton système d’entreprise :
1) La visibilité
Dans ce pilier, tu vas décrire comment tu te rends visible auprès de tes prospects.
Ex : Les réseaux sociaux, le bouche-à-oreille, ton site internet.
2) La relation
Ici, tu vas lister ce qui te permet de gagner la confiance de tes prospects et montrer ton expertise.
Ex : Via une newsletter ou ta création de contenu sur les réseaux sociaux.
3) La conversion
Une fois que ton prospect a confiance en tes services, il va avoir envie d’acheter. Quelles sont les différentes étapes par lesquelles il va devoir passer ? Quel est ton process commercial ?
Ex: Réservation d’un appel découverte – Appel découverte de 30’ – Envoi d’une proposition commerciale et signature du devis.
4) La livraison
Ton prospect est devenu un client. Comment se passe l’onboarding dans ta boite ? Quelles sont les offres que tu proposes ? Et, comment assures-tu le suivi client ?
5) La fidélisation
Tu as terminé ta prestation, ton client devient donc ancien client. Comment vas-tu récolter son avis ? Et le fidéliser ?
Créer ses process
Les avantages des process
Ah les process, ma vie 😍 (non je n’exagère pas).
Tu n’as pas besoin de travailler en équipe pour avoir besoin de process. Clairement pas.
Les process, c’est tout simplement un gain de sérénité et de temps. Ça favorise clairement l’amélioration continue.
Les process portent bien leur nom puisqu’il s’agit du raccourci de processus de travail. Un process est de ce fait un document de travail dans lequel tu vas recenser en détail toutes les étapes des tâches récurrentes dans ton entreprise.
Exemple : tu fais ta comptabilité tous les mois et chaque mois, tu vas répéter les mêmes étapes.
Ne garde pas tout dans ton cerveau !
Ton cerveau sature déjà d’informations alors libère lui de l’espace en écrivant, en externalisant tout ce qui peut l’être. Tu pourras alors te mettre beaucoup plus facilement en mode pilote automatique.
✅ Pour récapituler, créer des process te permet de :
- Gagner du temps (tu as tout au même endroit et tu n’as même plus à réfléchir)
- Diminuer ta charge mentale (no stress tout est écrit)
- Éviter les oublis
- Te mettre en mode amélioration continue (tu as sous les yeux toutes les étapes pour prendre du recul plus facilement)
- Faciliter ton travail en équipe
Les 3 étapes pour construire tes process
Tu vas d’abord prendre appui sur ton système d’entreprise pour détecter les répétitions de tâches dans ton business.
Ensuite, tu vas décortiquer toutes les étapes par lesquelles tu passes (il n’y a jamais trop de détails).
Et enfin, tu vas remplir ton temps de process.
Le contenu de ton template de process
Personnellement, dans mon template de process, j’ai mis les catégories suivantes :
- L’objet du process : son petit nom et à quoi il sert
- Le pôle dont il fait partie (commercial ou finance par exemple)
- La durée (pour savoir combien de temps la réalisation du process me prend et pouvoir améliorer en continu)
- La périodicité
- Les ressources (ici, je mets tous les liens dont j’ai besoin pour exécuter dans son entièreté mon process)
- Les étapes sous forme de checklist
- Et pour finir le lien de la vidéo tuto
Les KPI
Les KPI ce sont les Key performance indicator. Si tu n’es pas bilingue, en gros, ça veut dire tes indicateurs de performance.
Ces indicateurs vont te permettre d’analyser la rentabilité de tes actions et de mesurer tes résultats.
Parce que sans KPI, tu navigues dans le brouillard et tu peux te rendre beaucoup trop tard que tes actions ne fonctionnent pas.
Or, pour que ton business soit performant, tu as besoin d’être réactive.
➖ Alors quels KPI dois-tu avoir ?
On va dire que ça va dépendre de ton activité, mais voici quelques KPI que tu peux tracker chaque semaine :
- Ton taux de transformation en appel découverte
- Le nombre de nouveaux abonnés à ta newsletters
- L’évolution de ton trafic sur ton site internet
- Le taux d’ouverture des emails que tu envoies et/ ou le taux de clics
- Ton nombre de ventes (de nouveaux clients) par rapport à tes objectifs commerciaux
Les outils indispensables pour piloter son entreprise
Pour que tu puisses piloter ton entreprise, prendre des décisions stratégiques et mesurer tes résultats, tu vas devoir construire tes outils de pilotage.
Il y a 3 catégories d’outils de pilotage que je te recommande de mettre en place.
1) Les outils de pilotage financier et commerciaux
Ces outils te permettent d’analyser la santé financière de ton entreprise afin d’anticiper, piloter et corriger.
Tes outils peuvent t’aider à :
- Recenser les numéros de facture de vente et avoir un système de classement par date
- Gérer la TVA récoltée
- Suivre tes paiements clients (avec la date de paiement et les dates des futures relances le cas échéant)
- Gérer ta trésorerie
- T’aider à suivre tes achats et leur paiement
- Suivre tes prospects & ton dernier point de contact
2) Les outils de gestion de projets
Dans cette catégorie, tu vas retrouver les outils qui vont :
- Faciliter ta gestion de projets,
- Pouvoir faire des rétroplannings,
- T’aider à fixer tes objectifs stratégiques
- Établir des plans d’actions avec les tâches à faire
- Répartir les tâches au sein de ton équipe
- Définir les ressources dont tu as besoin
3) Les outils de ressources humaines
Si tu as une équipe, tu peux avoir des outils pour t’aider à suivre :
- Les visites médicales,
- Les dates des entretiens professionnels,
- Les formations suivies,
- Les entrées et sorties d’effectifs (registre du personnel)
- La politique de rémunération
- Tes recrutements en cours
- L’absentéisme
Et toi, as-tu démarré la structuration de ton entreprise ?
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