Aujourd’hui, nous parlons de comment prioriser ses taches en deux catégories : les tâches urgentes et importantes.
Être entrepreneure, c’est être confrontée à une montagne de choses à faire et à la difficulté croissante de prioriser les choses.
Si tu t’es déjà dit l’une de ces phrases :
“J’ai l’impression que tout est urgent”
“Je ne sais pas par où commencer”
“J’ai une montagne de choses à faire”
“Je n’arrive plus à travailler sur les tâches importantes”
Cet article va te parler et te concerne directement.
Alors comment attribuer une priorité à ses tâches grâce à la Matrice d’Eisenhower ?
Bonne Lecture 👍🏻
1) C’est quoi la matrice d’Eisenhower qui permet de prioriser ses tâches ?
La Matrice d’Eisenhower, c’est un outil d’organisation qui permet de prioriser ses tâches en fonction de leur degré d’urgence et d’importance.
Elle a été conçue à partir d’une citation de Dwight D. Eisenhower, le 34ème président des États-Unis, réputé pour sa productivité.
Ce qui est important est rarement urgent et ce qui est urgent est rarement important”
Dans la matrice d’Eisenhower, il y a donc deux axes principaux pour savoir comment prioriser ses tâches :
- Un axe horizontal : urgence des tâches
- Un axe vertical : l’importance des tâches
Nous nous retrouvons donc avec un tableau à quatre quadrants :
- Le cadre n°1 : les tâches urgentes et non importantes
- Ensuite le cadre n°2 : les tâches urgentes ET importantes
- Puis le cadre n°3 : les tâches importantes, mais non urgentes
- Et, pour finir le cadre n°4 : les tâches non urgentes et non importantes
2) Comment prioriser ses tâches en distinguant l’urgent de l’important ?
Pour utiliser efficacement la matrice d’Eisenhower et savoir comment prioriser ses tâches, il faut impérativement que tu comprennes la différence entre l’urgent et l’important.
Pourquoi ? Parce que notre quotidien d’entrepreneure est tellement prenant que nous avons une fâcheuse tendance à privilégier les urgences, à dédier 90% de son temps à l’opérationnel et à délaisser les tâches importantes et stratégiques qui permettent de pérenniser et développer son business.
L’urgent ce sont toutes les tâches qui ont une date butoir rapproché. Si tu n’effectues pas ces tâches, tu vas ressentir les conséquences immédiates.
Exemple : une facture à payer pour le 31 mai et c’est dans 3 jours. Dans cette catégorie, tu trouveras toutes les obligations qui te sont imposées par le monde extérieur.
L’important, en revanche, ce sont toutes les tâches qui n’ont la plupart du temps, pas de date butoir et qui vont contribuer à tes objectifs long terme et à l’amélioration de ton quotidien. Si tu ne fais pas ces tâches, les conséquences ne seront pas immédiates, mais tu vas ressentir de la frustration, avoir des regrets et détériorer ton business ou ta vie personnelle sur le long terme. Ces tâches poussent à développer sa motivation, sa rigueur et sa discipline, car personne ne va venir te relancer si tu repousses constamment l’échéance.
Voici les recommandations données par l’outil pour les 4 quadrants :
Cadre n°1 : les tâches urgentes et importantes
Tu dois FAIRE ces tâches et respecter les dates limites.
Dans ce quadrant, tu vas donc retrouver des tâches qui sont importantes pour ton business et qui ont également une date butoir rapprochée.
Exemple : Tu travailles principalement avec ton ordinateur et celui-ci tombe en panne.
Ces tâches-ci peuvent largement être diminuées, car elles sont souvent le résultat d’une mauvaise, planification et/ou de procrastination de ta part. Je t’invite à lire le point n°3 qui va t’aider à réduire les urgences.
Cadre n°2 : les tâches importantes, mais non urgentes
Tu dois PLANIFIER ces tâches et t’imposer une date butoir, en effectuant un plan d’action, en effectuant un rétroplanning (partie projets) ou en instaurant des routines.
Des exemples de tâches :
- Faire du sport
- Développer son réseau
- Travailler sur ses objectifs
- Se former pour développer ses compétences
- Manger sainement
Ces tâches importantes qui ont donc soit des dates butoir lointaines et tu as l’impression que tu as le temps pour les faire ou PAS DU TOUT de date butoir. Et, c’est donc à toi de t’en fixer une.
C’est sur ce quadrant, en tant qu’entrepreneure, que tu vas devoir investir le plus de temps possible, car c’est celui-ci qui va te permettre d’être une CEO épanouie et d’avoir un business florissant.
Il faut que tu sois vigilant sur ces tâches, car ce sont celles que tu as tendance à repousser et à négliger. Oui, nous faisons souvent passer LES AUTRES, et notamment les clients AVANT notre propre business et notre bien-être personnel. Ce sont les tâches, où tu te dis le plus souvent “quand j’aurai le temps, il faudra que je…”. Sauf que ce jour n’arrivera jamais si tu ne prévois pas de temps pour lui.
Cadre n°3 : les tâches urgentes MAIS non importantes
Tu dois DÉLÉGUER ces tâches.
Les tâches urgentes et non importantes sont des tâches qui nécessitent une attention immédiate, mais qui ne servent pas nos objectifs à long terme. C’est sur ce quadrant que l’on est susceptible de perdre le plus de temps et qui fait le plus l’objet de procrastination, de notre part.
Des exemples :
- Le traitement des mails
- Répondre au téléphone
En réalité, ces tâches peuvent être importantes pour les autres, mais ne l’est pas pour nous.
Alors évidemment, ces tâches sont présentes dans nos business respectifs, en revanche si tu as la possibilité d’organiser ton business en pôle et de déléguer, tu vas pouvoir te focaliser sur ta zone de génie à toi et sur ton rôle de chef d’entreprise. Ces tâches pénalisent ton avancée dans ton développement. En bref, tu délègues ce quadrant n°3 pour passer plus de temps sur le quadrant n°2.
Cadre n°4 : les tâches non urgentes et non importantes
Tu dois, le plus possible, ÉLIMINER ces tâches ou t’en servir de récompense.
En effet, ces tâches sont souvent considérées comme des distractions.
Des exemples de distractions :
- Regarder Netflix
- Scroller sur les réseaux sociaux
- Regarder une vidéo YouTube
- Jouer aux jeux vidéos
La matrice préconise d’éliminer ces tâches, je dirai cependant qu’elles doivent plutôt être réduites. En effet, nous ne sommes pas des robots et cette dose de dopamine est importante pour notre cerveau. Nous ne pouvons pas être constamment productives. Je vois donc ce quadrant comme un système de récompense.
Par exemple, plutôt que de supprimer le scroll sur les réseaux sociaux, je m’autorise de le faire pendant ma pause déjeuner ou le soir si j’en ai envie.
3) Prioriser ses tâches et optimiser l’utilisation de la matrice
La matrice d’Eisenhower permet à la fois de prioriser ses tâches, mais aussi de se rendre compte de COMMENT nous répartissons notre temps.
L’objectif va donc être de retrouver un système de priorisation et une gestion du temps au service de nos objectifs long terme.
Pour cela, nous allons donc devoir diminuer les tâches urgentes pour passer plus de temps sur les tâches importantes.
👉🏻 Comment organiser ses tâches ?
1ère action : on réduit la procrastination
La procrastination, celle qui te pousse à toujours repousser au lendemain, est un fléau en matière d’organisation.
Pourquoi ? Parce que la procrastination t’empêche de gérer efficacement ton temps et augmente le nombre d’urgences à traiter.
Exemple : un client te confie un projet et tu as 3 mois pour le rendre.
📍 Le réflexe : tu t’en occupes à la dernière minute et te réveille deux semaines avant. Tu te places donc en surcharge, bâcles le projet et délaisse l’important pour te consacrer à cette urgence qui n’en était véritablement pas une à la base.
✅ La bonne pratique : tu effectues le plan d’action de ce projet, établis un rétroplanning et avance sereinement dans les tâches à faire de ce projet pour rendre celui-ci dans les temps, mais surtout sans délaisser l’important.
2ème action: on réduit la précrastination
La précrastination, c’est l’inverse de la procrastination. Au lieu de repousser constamment, tu vas vouloir faire la tâche le plus rapidement possible pour t’en débarrasser. Nous faisons souvent beaucoup de précrastination pour les petites tâches simples comme répondre aux messages privés sur les réseaux sociaux, répondre à nos mails ou à nos sollicitations extérieures.
Ce comportement qui pousse à l’instantanéité conduit les petites tâches au statut “urgent” alors qu’elles ne sont en réalité pas toutes urgentes. Nous avons tendance à nous imposer un délai de réactivité immédiate sans nous laisser le temps pour y répondre.
Exemple : tu vas repousser ta tâche de refonte de ton site internet, car Gérard, ton client, vient de t’envoyer un mail. Ce mail n’est pas forcément urgent (en soi) mais comme c’est ton client, tu vas le faire passer en priorité, repoussant ainsi ton projet plus important.
✅ Bonnes pratiques :
- Instaure-toi un délai de réactivité qui te convient. Ex : 48 ou 72h pour répondre à tes mails ou messages
- Instaure-toi des créneaux de traitement de mails ou de réponses à tes messages pour éviter de les traiter au fil de l’eau et de te couper dans tes tâches importantes.
3ème action : on instaure des habitudes
Pour les points importants qui vont contribuer à ta sérénité et à ton bien-être comme le fait de manger sainement, de méditer, de faire du sport ou de passer du temps en famille, tu peux t’instaurer des habitudes quotidiennes ou hebdomadaire. Personnellement, j’utilise les trackers pour me permettre de garder des habitudes saines sur le long terme.
4ème action : on délègue
Pour te permettre de réduire le nombre de tâches non importantes et de tâches urgentes, la délégation est un bon moyen pour y arriver. Pour cela, je te conseille de structurer ton business en pôle, de fixer tes objectifs en termes de délégation et de passer à l’action. Si tu ne sais pas comment t’y prendre, tu peux t’inscrire à Déléga + qui va t’apprendre à déléguer efficacement les tâches de ton business.
La délégation va te permettre de passer plus de temps dans ton rôle de chef d’entreprise et de te développer.
Pour aller plus loin dans ton organisation :
- 7 conseils pour construire une to do list efficace
- Organiser ses tâches et vider son cerveau
- Comment organiser sa semaine ?
Utilises-tu la Matrice d’Eisenhower pour prioriser tes tâches ?
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