Notre cerveau n’est pas fait pour mémoriser. Ton cerveau t’aide à traiter les informations. Tu dois donc externaliser tes idées et tes choses à faire. Tu dois trouver ton disque dur externe.
Quand tu as 3 choses à penser, c’est ok, mais quand tu es entrepreneure et que tu as 1000 idées, 1000 trucs à faire à la seconde, je t’invite à vider ton cerveau et à organiser tes tâches dans un gestionnaire de tâches.
Et attention, je ne parle pas ici de ta to do list du jour, qui n’est clairement pas suffisante à l’échelle des tâches que nous devons gérer.
La to do list est le 3ème pilier de ton système d’organisation (si tu ne sais pas de quoi je parle, j’aborde le sujet de la to do list dans cet article).
Le gestionnaire de tâches, est, quant à lui, ton premier niveau.
Organiser ses tâches avec un gestionnaire de tâches: quésako?
Mais concrètement, c’est quoi un gestionnaire de tâches?
Un gestionnaire de tâches, c’est comme une to do list géante. Un outil de centralisation, dans lequel tu vas pouvoir noter TOUTES les tâches, les projets, les idées que tu as pour ne plus garder tout ça dans ton cerveau. Ou encore dans des posts it, à droite à gauche.
Je te vois, toi, derrière ton écran, qui note une fois sur une feuille (et tu ne sais d’ailleurs plus où tu l’as mise cette p**** de feuille), et une autre fois dans un outil ou sur un post it ou dans ton agenda.
Un gestionnaire de tâches c’est UN seul outil pour recenser tout ce que tu dois mettre en action. C’est un outil précieux.
Les avantages sont nombreux:
- Diminution de la charge mentale (en réalité, la charge mentale est souvent dû au fait que nous cherchons à tout retenir engendrant un brouillard et un blocage dans ses prises de décisions),
- Réduction du stress (c’est tellement rassurant de savoir que tout est noté à un seul endroit)
- Sentiment d’avancement (tes idées passent directement en mode projets et tes projets en mode tâches, tu es en train de gravir la montagne pas à pas, sans même t’en rendre compte)
- Facilité à gérer ses projets (tu décomposes tes projets, tu indiques des dates limites, tu avances et ce mode gestion de projets est hyper satisfaisant)
- Tu as une vision globale et tu ne gères plus uniquement tes choses à faire pour demain (vision trop court termiste quand tu es entrepreneure).
Trier ses tâches
Ok c’est bon Amélie, j’ai compris, mais comment ça s’organise ce gestionnaire de tâches?
Le gestionnaire de tâches est organisé en catégories. Oui parce qu’un gestionnaire de fourre-tout ne va pas être méga efficace. Si tu indiques toutes les tâches à la suite, on va perdre l’utilité de cet outil. Il n’existe pas de catégories précises, celles-ci vont dépendre de ton activité mais aussi de tes préférences.
Voici quelques exemples:
- Par clients
- Pro/ perso
- Opérationnel client vs tâches pour ton business
- Tâches vs projets
Ou tu peux encore utiliser la méthode GTD.
Organiser ses tâches avec la méthode GTD
Et c’est parti pour l’explication rapide de la méthode GTD.
La méthode GTD, signifiant Getting Things done, a été crée par David Allen et est expliqué dans son livre “S’organiser pour réussir” (dans la version française).
1ère étape:
Tu indiques toutes tes tâches dans ta boite de réception (ton inbox ou ta boite aux lettres si tu préfères). Lors de cette première étape, tu ne fais que vider ton cerveau.
2ème étape:
Tu vas reprendre chaque item et tu vas déterminer sa nature. David Allen te demande alors de te poser la question suivante: Est-ce que cette chose est actionnable ou non? En d’autres termes, est-ce que nous connaissons précisément les étapes qui vont nous amener vers le résultat.
Ex: faire les courses est une chose actionnable car nous savons que nous devons faire une liste de courses et aller au supermarché.
Ex 2: Créer un site internet n’est pas actionnable car l’ensemble des étapes est difficile à déterminer.
Nous sommes donc face à 3 situations possibles:
- La chose est actionnable mais comporte plusieurs étapes => Projet (qui va devoir être décomposé)
- La chose est actionnable et ne comporte qu’une seule étape => Tâche à faire
- Si cette tâche te prend moins de 2 minutes, tu peux choisir de la faire immédiatement ou de batcher tes petites tâches
- Si elle ne doit pas forcément être faite par toi, tu délégues et tu la places dans ta liste d’attente
- Elle comporte une date précise? (ou alors tu lui en indiques une), tu la places dans ton calendrier
- La chose n’est pas actionnable => Idée que tu peux choisir d’éliminer, d’incuber pour la faire mûrir, ou la conserver dans un dossier pour y revenir plus tard.
Si je récapitule, avec la méthode GTD, tu as donc 5 catégories
- Ta boîte de réception
- Ton calendrier comportant tes rdv
- A venir avec tes tâches à faire et la date précise
- Tes projets
- Ta liste d’attente
- Tes projets en attente d’incubation (idées à murir)
Utiliser son gestionnaire de tâches quotidiennement
Ton gestionnaire de tâches est un outil d’organisation du quotidien.
Tu vas t’en servir :
- Chaque jour pour vider ton cerveau et noter les millions de choses auxquels tu dois penser
- Chaque semaine pour t’organiser.
Nous avons déjà vu plus haut comment vider ton cerveau quotidiennement.
Voyons désormais comment t’en servir chaque semaine.
Chaque semaine, tu vas devoir t’organiser. Que tu fasses ça le dimanche, le vendredi soir ou le lundi, peu importe.
Au moment d’organiser ta semaine, et à l’appui de ta semaine type (article à venir) tu vas pouvoir piocher dans ton gestionnaire de tâches et attribuer les différentes tâches à faire dans les catégories qui correspondent.
Exemple: Lundi, tu as prévu de travailler pour ton client A dans ta semaine type. Tu vas regarder dans ton gestionnaire de tâches ce que tu dois concrètement faire pour ton client A et en faire une to do list efficace.
Quoi utiliser comme gestionnaire de tâches pour organiser ses tâches?
Tu as l’embarras du choix. On ne manque pas de gestionnaire de tâches sur le marché.
Petit conseil: recense ce qui est important pour toi, teste et ensuite n’aies pas le syndrome de l’objet brillant. Si tu as trouvé un outil qui te correspond, pourquoi souhaiterais-tu en changer?
Voici quelques outils que tu peux utiliser en tant que gestionnaire de tâches:
Et sinon, tu peux encore utiliser le bullet journal ou un carnet (mais avec des pages numérotées et un sommaire pour que tu puisses t’y retrouver).
Quel gestionnaire de tâches utilises-tu?
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