Une to do list efficace
J’aurai pu nommer mon article “comment créer une to do list?” mais le mot efficace est ici ultra important.
Quand j’ai démarré l’entrepreneuriat, j’utilisais déjà la To do list, et on est d’ailleurs beaucoup à l’utiliser.
Mais nous sommes peu à utiliser cette méthode d’organisation de manière réellement efficace. Souvent, la To do list est la seule composante de son organisation d’entrepreneure et cette dernière ne s’inscrit pas dans un système d’organisation.
Dans cet article, je te livre donc mes conseils pour rédiger une to do list efficace quand tu es entrepreneure.
Est-ce que vous connaissez cette sensation?
Tu te lèves, tu commences à travailler et là tu vois la liste interminable de tâches à faire pour ta journée. Tu es découragée d’avance et tu sais qu’en plus de ça, tu accumules déjà du retard depuis le début de la semaine. Cette to do list s’allonge jour après jour, et tu n’en vois jamais le bout. Tu termines tes journées avec un sentiment d’insatisfaction, une frustration et la culpabilité de ne pas avoir assez avancer.
Tu as la sensation d’être bien organisée, tu t’organises chaque soir pour le lendemain, tu notes absolument tout mais pourtant tu n’arrives à faire que la moitié des choses qu’il y a sur cette p***de to do list. Car forcément, une journée sans imprévus et sans urgences, ça n’arrive jamais, et ça fout en l’air toute ton organisation.
Pas évident d’être entrepreneure et de jongler avec ses 1000 casquettes n’est-ce-pas?
Tu peux changer les choses. Tu peux apprendre à fonctionner différemment.
Voici mes 7 conseils pour construire une to do list efficace.
1) La To do list doit s’inscrire dans ton système d’organisation
Pour une to do list efficace, il faut que celle-ci s’inscrive dans ton système d’organisation.
C’est quoi un système d’organisation?
Un système d’organisation est un ensemble d’éléments et d’outils qui va te permettre d’optimiser ton temps en ta qualité d’entrepreneure.
Ce système d’organisation s’inscrit sur 3 niveaux:
- Un gestionnaire de tâches,
- Un agenda,
- Une To do list.
Voyons rapidement l’utilité de chacun de ces 3 niveaux.
⇒ Le gestionnaire de tâches est ton vide cerveau, celui qui va t’empêcher d’avoir le cerveau en bouillie à la fin de ta journée, celui qui va te permettre de réduire ta charge mentale.
Le gestionnaire de tâche est un outil global de TOUTES les tâches que tu dois faire, TOUS les projets que tu dois mener et même TOUTES les idées que tu peux avoir.
C’est littéralement ton disque dur externe.
⇒ L’agenda, quant à lui, te permet de planifier. A l’intérieur, tu vas pouvoir noter tous tes rendez-vous mais aussi toutes les catégories de tâches (tes blocs de temps) que tu dois effectuer dans ton activité entrepreneuriale (il s’agit donc ici de construire une semaine type). Ex: comptabilité, missions clients, rédaction de contenu instagram, formation etc…
⇒ La to do list est le 3ème niveau, tu vas t’appuyer sur ton gestionnaire de tâches et ton agenda pour la construire. La To do list te permet de lister, concrètement, les tâches que tu vas devoir faire aujourd’hui.
Tu vas te servir des deux niveaux précédents pour la construire. Le gestionnaire de tâches va te permettre de piocher à l’intérieur les tâches que tu dois réaliser en fonction des dates limites indiquées. L’agenda, quant à lui, va te permettre de regarder les blocs de temps concernés par ta journée.
La place de la To do list dans ton système d’organisation
Je récapitule:
- 1ère action: tu regardes ta semaine type dans ton agenda et tu vas regarder les catégories de tâches que tu as prévu de faire aujourd’hui. Ex: comptabilité, communication et missions client A.
- 2ème action: tu regardes maintenant ton gestionnaire de tâches afin de piocher les tâches devant être effectuées dans les différentes catégories de ta semaine type. Ex: facturation du mois de Mars, création des posts instagram de la semaine du 5 avril et rédaction des conclusions pour le contentieux du client A (exemple pour une avocate).
- 3ème action: tu vas pouvoir passer à l’élaboration de ta do list efficace de la journée (et je t’en dis plus par la suite pour son élaboration concrète).
2) Une to do list efficace ne contient que des tâches
« Merci Amélie, c’est le principe d’une to do list »
Ahahah, ne m’accuse pas toute suite. Je t’explique.
Parfois, je regarde les to do list de mes clientes et je vois des actions comme celles-ci:
- Avancer sur mon site internet,
- Client B,
- Dossier qualiopi pour mon organisme de formation.
Ces actions NE SONT PAS DES TÂCHES, mais des projets.
Pourquoi?
Ces projets nécessitent, pour être concrets, d’être décomposés pour te permettre de passer à l’action, mais également pour savoir toutes les étapes que tu vas devoir traverser pour arriver au résultat et enfin QUAND ce projet pourra être finalisé.
3) Elle contient tes priorités
Une to do list efficace ne contient pas des tâches de même importance. Il va donc falloir que tu opères un tri et que tu passes ta to do list au filtre de la matrice d’Einsenhower pour identifier, ce que j’appelle, tes 3A, tes 3 actions prioritaires de la journée.
Ces 3A constituent donc le top 3 des tâches importantes que tu vas devoir effectuer dans ta journée. Je te conseille de commencer la journée par ces tâches pour être certaine de les terminer avant la fin de la journée et d’avoir un sentiment de satisfaction d’avoir avancé sur l’essentiel. Ou alors de placer ces tâches, sur tes créneaux de haute efficacité (et pour cela, tu peux te baser sur ton chronotype).
Les autres tâches de ta to do list ne sont que des tâches secondaire, c’est à dire des tâches d’importance plus réduite.
4) Une to do list doit prendre en compte ta jauge d’énergie
Une to do list efficace ne peut pas contenir uniquement des tâches te demandant de la concentration absolue car ton cerveau n’en est pas capable.
On rejoint un peu le point 3, qui t’indiquait que chaque tâche dans ta to do list allait avoir un niveau de priorité différent, c’est aussi le cas avec l’énergie.
Nous avons une réserve d’énergie journalière, si tu ne places dans ta do list que des tâches énergivore, ton niveau d’énergie sera très rapidement réduit en milieu de journée.
Il va donc falloir apprendre à te connaître pour que tu varies les tâches énergivores et celles qui te prennent moins d’énergie.
Ex: pour ma part, me former et appliquer, mais également la création de contenu sont pour moi des tâches moins énergivore que créer du contenu pour l’Académie du temps et rédiger des articles de blog. Je vais donc placer les 1ères catégories de tâche l’après-midi (je suis de chronotype lion donc bien plus efficace le matin) et les secondes le matin pour avoir une bonne alternance de tâches, en adéquation avec ma jauge d’énergie.
5) Elle doit être quantifiée
Une to do list efficace ne doit pas uniquement comporter une succession de tâches, elle doit aussi prévoir des temps d’exécution.
Exemple:
- Répondre au mail de Jasmine: 30’
- Créer le compte rendu de la réunion du client A: 1h
Tu pourras ainsi estimer si ta to do list est réaliste ou si elle te nécessiterait plus de temps que tu n’en disposes réellement dans ta journée. C’est très souvent le cas car nous avons tendance à sous estimer le temps que vont nous prendre chaque tâche.
Je t’invite également à prendre une marge de sécurité et à prévoir plus large pour anticiper justement cette sous estimation naturelle.
6) Ne surcharge pas ta to do list
Prenons un exemple classique.
Tu peux matériellement travailler de 9h à 16h, parce que tu dois aller chercher chouchou et loulou, tes deux enfants, à l’école à 16h30. Et pendant ces horaires, tu te prends en moyenne 1h de break pour ta pause déjeuner. Tu vas donc pouvoir travailler au maximum, 6 heures.
Ta to do list quantifiée ne peut pas, dans ce cas précis, prévoir des tâches sur 6 heures de travail.
Pourquoi?
Parce que tu ne vas avoir aucune marge de manoeuvre (même avec la marge de sécurité qui n’a pas cet objectif), ta journée va être à flux tendu et tu risques de ne pas terminer ta to do list. Une journée contient TOUJOURS des urgences et des imprévus et ce peu importe ton activité (un imprévu peut aussi bien provenir d’un client, d’une mauvaise anticipation de ta part, ou de ta vie personnelle comme un enfant maladi ou enfin être intrinsèque comme une baisse de motivation ou de moral).
Il va donc falloir que tu estimes ta quote part de temps maîtrisable journalière pour te fixer des to do list réalistes. Si tu es avocate par exemple, ce ne sera pas la même quote part qu’une entrepreneure qui crée des formations en ligne.
7) Choisis un outil pour ta to do list
Une to do list peut être faite sur un simple morceau de papier grâce à un stylo mais tu peux aussi utiliser un tas d’autres outils comme:
- Remember the Milk
- Todoist
- Trello
- Monday
- Click up
- Notion
- Asana
- Notes sur iphones et mac
- Ou même un google sheet
Tu sais que personnellement, je prône la simplicité et le minimalisme absolu en terme d’outils alors recense tes besoins, teste, et reste focus sur le même outil si tu as trouvé celui qui réponds à tes besoins.
Résumé:
La to do list a donc de nombreux avantages:
- Elle est concrète et réaliste,
- La to do list permet de passer à l’action
- Elle réduit le stress
- Elle permet de visualiser les actions à effectuer et constitue notre ligne directrice de la journée
- La To do list est un élément important de ton système d’organisation
- Elle procure un sentiment d’accomplissement.
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