La structuration de business paraît tellement floue. 

Et, pourtant, développer ton business va aussi passer par ta capacité à lui apporter la structuration nécessaire.

Parce que si tu peux faire piloter en mode artisanal au début, tu vas devoir apprendre à gérer ton business différemment si tu veux pouvoir passer un cap dans ton développement.

Personne n’a jamais vu des business à 6, 7 ou même 8 chiffres sans structuration. 

C’est la baaaaaseee Bichette ! Alors c’est parti, je t’explique tout ça en détail ! 

Au sommaire de cet article : 

• Construire son business : la différence entre la structuration et l’organisation
• Par quoi commencer pour piloter son entreprise ? 
  1. Le business de poche 
  2. Le système d’entreprise
• Créer ses process
• Les KPI
• Les outils indispensables pour piloter son entreprise

Bonne lecture

Construire son business : la différence entre la structuration et l’organisation

Tu ne dois pas confondre structuration et organisation, car il s’agit de deux notions différentes. 

Commençons d’abord par la structuration : 

La structuration, c’est la manière dont ton business est construit. C’est sa fiche d’identité dans toutes ses composantes. 

Pour que ton business ait une existence propre, une existence distincte de sa dirigeante, il doit être structuré. 

Commencer la structuration va donc t’aider à mieux le connaître, à prendre du recul et à l’améliorer en continu pour qu’il puisse performer. 

La structuration t’aide ainsi à optimiser ton business. 

Il s’agit d’une compétence de fond à acquérir, au même titre que la gestion du temps et la délégation.

L’organisation : quant à elle, va t’aider à être efficace et à avancer vers l’ensemble des tâches que tu dois faire et atteindre tes objectifs. 

Il s’agit alors d’une combinaison entre méthodes et outils. 

Je rappelle qu’un système d’organisation est composé :

• D’un gestionnaire de tâches
• D’un agenda optimisé
• D’une organisation quotidienne en béton

L’Académie du temps, t’accompagne à structurer et organiser ton business pour reprendre la maîtrise de ton temps et développer ton CA

Par quoi commencer pour piloter son entreprise ?

Maintenant que la notion de structuration est claire, tu te demandes sûrement par où commencer ? 

Il y a deux éléments primordiaux pour démarrer ta structuration de business. 

Le business de poche

Le business de poche, c’est la carte d’identité de ton business tout simplement. 

Tu vas donc y mettre les éléments suivants :

• Ton pourquoi ? (la raison d’être de ton business)
• Le problème de tes clients
• Ton client idéal
• La valeur apportée (ta solution)
• Tes concurrents
• Tes éléments de différenciation 
• Ton positionnement
• Tes offres
• Tes tarifs

Le système d’entreprise

Avec le système d’entreprise, on va aller un peu plus loin. On va décortiquer comment fonctionne concrètement ton business (un peu comme si l’on pouvait cartographier tes organes vitaux). 

Pour t’aider, je t’invite à passer en revue les 5 piliers suivants pour définir ton système d’entreprise : 

1) La visibilité

Dans ce pilier, tu vas décrire comment tu te rends visible auprès de tes prospects. 

Ex : Les réseaux sociaux, le bouche-à-oreille, ton site internet.

2) La relation

Ici, tu vas lister ce qui te permet de gagner la confiance de tes prospects et montrer ton expertise. 

Ex : Via une newsletter ou ta création de contenu sur les réseaux sociaux. 

3) La conversion

Une fois que ton prospect a confiance en tes services, il va avoir envie d’acheter. Quelles sont les différentes étapes par lesquelles il va devoir passer ? Quel est ton process commercial ? 

Ex: Réservation d’un appel découverte – Appel découverte de 30’ – Envoi d’une proposition commerciale et signature du devis. 

4) La livraison

Ton prospect est devenu un client. Comment se passe l’onboarding dans ta boite ? Quelles sont les offres que tu proposes ? Et, comment assures-tu le suivi client ?

5) La fidélisation

Tu as terminé ta prestation, ton client devient donc ancien client. Comment vas-tu récolter son avis ? Et le fidéliser ? 

Créer ses process

Les avantages des process

Ah les process, ma vie (non je n’exagère pas). 

Tu n’as pas besoin de travailler en équipe pour avoir besoin de process. Clairement pas. 

Les process, c’est tout simplement un gain de sérénité et de temps. Ça favorise clairement l’amélioration continue. 

Les process portent bien leur nom puisqu’il s’agit du raccourci de processus de travail. Un process est de ce fait un document de travail dans lequel tu vas recenser en détail toutes les étapes des tâches récurrentes dans ton entreprise. 

Exemple : tu fais ta comptabilité tous les mois et chaque mois, tu vas répéter les mêmes étapes. 

Ne garde pas tout dans ton cerveau ! 

Ton cerveau sature déjà d’informations alors libère lui de l’espace en écrivant, en externalisant tout ce qui peut l’être. Tu pourras alors te mettre beaucoup plus facilement en mode pilote automatique. 

Pour récapituler, créer des process te permet de : 

• Gagner du temps (tu as tout au même endroit et tu n’as même plus à réfléchir)
• Diminuer ta charge mentale (no stress tout est écrit)
• Éviter les oublis
• Te mettre en mode amélioration continue (tu as sous les yeux toutes les étapes pour prendre du recul plus facilement)
• Faciliter ton travail en équipe

Les 3 étapes pour construire tes process

Tu vas d’abord prendre appui sur ton système d’entreprise pour détecter les répétitions de tâches dans ton business.

Ensuite, tu vas décortiquer toutes les étapes par lesquelles tu passes (il n’y a jamais trop de détails).

Et enfin, tu vas remplir ton temps de process. 

Le contenu de ton template de process

Personnellement, dans mon template de process, j’ai mis les catégories suivantes :

• L’objet du process : son petit nom et à quoi il sert
• Le pôle dont il fait partie (commercial ou finance par exemple)
• La durée (pour savoir combien de temps la réalisation du process me prend et pouvoir améliorer en continu)
• La périodicité 
• Les ressources (ici, je mets tous les liens dont j’ai besoin pour exécuter dans son entièreté mon process)
• Les étapes sous forme de checklist
• Et pour finir le lien de la vidéo tuto

Les KPI

Les KPI ce sont les Key performance indicator. Si tu n’es pas bilingue, en gros, ça veut dire tes indicateurs de performance.

Ces indicateurs vont te permettre d’analyser la rentabilité de tes actions et de mesurer tes résultats.

Parce que sans KPI, tu navigues dans le brouillard et tu peux te rendre beaucoup trop tard que tes actions ne fonctionnent pas.

Or, pour que ton business soit performant, tu as besoin d’être réactive.

Alors quels KPI dois-tu avoir ?

On va dire que ça va dépendre de ton activité, mais voici quelques KPI que tu peux tracker chaque semaine : 

1. Ton taux de transformation en appel découverte 
2. Le nombre de nouveaux abonnés à ta newsletters
3. L’évolution de ton trafic sur ton site internet
4. Le taux d’ouverture des emails que tu envoies et/ ou le taux de clics
5. Ton nombre de ventes (de nouveaux clients) par rapport à tes objectifs commerciaux

Les outils indispensables pour piloter son entreprise

Pour que tu puisses piloter ton entreprise, prendre des décisions stratégiques et mesurer tes résultats, tu vas devoir construire tes outils de pilotage. 

Il y a 3 catégories d’outils de pilotage que je te recommande de mettre en place.

1) Les outils de pilotage financier et commerciaux

Ces outils te permettent d’analyser la santé financière de ton entreprise afin d’anticiper, piloter et corriger.

Tes outils peuvent t’aider à : 

• Recenser les numéros de facture de vente et avoir un système de classement par date
• Gérer la TVA récoltée
• Suivre tes paiements clients (avec la date de paiement et les dates des futures relances le cas échéant)
• Gérer ta trésorerie
• T’aider à suivre tes achats et leur paiement
• Suivre tes prospects & ton dernier point de contact

2) Les outils de gestion de projets

Dans cette catégorie, tu vas retrouver les outils qui vont :

• Faciliter ta gestion de projets, 
• Pouvoir faire des rétroplannings, 
• T’aider à fixer tes objectifs stratégiques
• Établir des plans d’actions avec les tâches à faire
• Répartir les tâches au sein de ton équipe
• Définir les ressources dont tu as besoin

3) Les outils de ressources humaines

Si tu as une équipe, tu peux avoir des outils pour t’aider à suivre :

• Les visites médicales,
• Les dates des entretiens professionnels,
• Les formations suivies,
• Les entrées et sorties d’effectifs (registre du personnel) 
• La politique de rémunération
• Tes recrutements en cours
• L’absentéisme

Et toi, as-tu démarré la structuration de ton entreprise ?

L’Académie du temps, t’accompagne à structurer et organiser ton business pour reprendre la maîtrise de ton temps et développer ton CA

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Et tu pourras optimiser ton temps et de te concentrer en tant que cheffe d’entreprise sur ta zone de génie.

Mais pour que cette délégation fonctionne et soit réellement efficace, tu vas devoir la préparer.

Clairement, ce ne sera JAMAIS une perte de temps de consacrer du temps à ta préparation. C’est indispensable si tu souhaites éviter les erreurs de casting.

Je ne vais pas te mentir, il y a pas mal de travail, mais laisse-moi te guider à travers les différentes étapes.

Au sommaire de cet article : 

• Préparer sa délégation : le Mindset à adopter
• Les 3 types de délégation
• Quel est le bon moment pour déléguer ?
• Connaître et fixer ses objectifs pour organiser sa délégation
• Le rôle et les tâches à confier
• Les process et la structuration

Bonne lecture

1) Préparer sa délégation : le Mindset à adopter

Ta posture de cheffe d’entreprise

Tout le monde n’a pas ENVIE de déléguer et ça, c’est un élément primordial à intégrer. Tu dois passer par cette phase seulement si travailler en équipe fait partie de ta vision.

Dans le cas contraire, tu peux adopter un business model différent pour continuer de te développer sans passer par la construction de ton équipe. Il faudra, dans ce cas, accepter le plafond de verre à ta croissance.

Alors connecte-toi à ta vision afin de voir si le travail en équipe t’attire. Il est important de rappeler que chaque entrepreneure a une vision différente et que le fait de ne pas vouloir travailler en équipe n’est PAS un manque d’ambition.

En préparant ta délégation, cela va t’obliger à passer un cap dans ta posture. Tu n’es plus entrepreneure, mais cheffe d’entreprise avec une équipe à manager. Ton rôle dans ta boîte va aussi évoluer.

Tu vas passer de l’entrepreneure qui gère absolument tout et qui porte toutes les casquettes de l’entreprise, à la cheffe d’entreprise qui prend de la hauteur et se dégage progressivement de l’opérationnel.

Il faut donc te sentir prête !

Les croyances à débloquer en amont

Au-delà du changement de posture, tu peux être amenée à avoir plusieurs croyances qui vont t’empêcher de te préparer à déléguer efficacement.

Et, tu vas devoir les balayer !

Voici quelques-unes des croyances que tu peux avoir :

“Je n’arrive pas à faire confiance”

La conséquence va être : le micro management et le sur-contrôle de ton équipe. Tu risques d’avoir des difficultés à fidéliser ton équipe et/ ou à perdre beaucoup de temps.

“Les tâches seront moins bien faites que si je les faisais moi même”

Tu as effectivement un travail de pédagogie et de structuration pour amener les membres de ton équipe à comprendre comment tu fonctionnes, mais même si les tâches seront effectuées différemment, les membres de ton équipe seront meilleurs que toi sur les sujets et c’est pour ça aussi que tu délègues.

“S’il y a des erreurs, c’est mon business qui va être pénalisé”

Pourquoi pars-tu du principe qu’il y aura forcément des erreurs ? S’il y a des erreurs, c’est soit un mauvais recrutement, soit que les process ou passage de consignes ne sont pas clairs. Si ton travail de préparation est effectué correctement, il y a donc un risque minime d’erreurs !

“Personne ne sera aussi investie que moi”

Oui, c’est vrai. Tu es la cheffe d’entreprise, tu ne peux pas demander à ton équipe d’avoir le même investissement que toi. En revanche, sans ton équipe, qui aura un rôle différent du tien, tu ne pourras pas aller plus loin. Vous êtes alors complémentaires !

“J’ai peur de perdre en liberté et en indépendance”

Ne crois-tu pas que c’est plutôt l’inverse ? Grâce à ton équipe, tu n’es plus seule à mener la barque, tu peux te reposer sur eux, gagner du temps et prendre des vacances plus librement.

Te sens-tu donc prête à déléguer ?

2) Les 3 types de délégation

Alors non, déléguer ce n’est pas forcément recruter un salarié à temps plein.

Comme je te disais plus haut, déléguer c’est confier la réalisation d’une tâche à une autre personne ou à un outil.

Voici donc les 3 types de délégation possible :

• Déléguer à un outil, c’est ce que l’on appelle l’automatisation

Ex : Tu fixes manuellement tes rendez-vous et effectue régulièrement des rappels ? → utilise Calendly !

Deuxième exemple : Tu demandes à tes clients de remplir des documents et de les signer, mais ça prend un temps fou ? → utilise un outil de signature électronique

• Déléguer un projet à un prestataire

Ex : tu souhaites refaire ton site internet ? Tu ne vas pas recruter pour ça, tu vas tout simplement collaborer avec un prestataire (voire un stagiaire)

• Et enfin, déléguer un process et là, c’est le fait de recruter un collaborateur pour t’épauler et occuper un rôle dans ton entreprise. Pour ce type de délégation, le statut choisi peut être différent (alternant pour tester une collaboration, salariat, associé ou freelance).

3) Quel est le bon moment pour déléguer ?

Il n’existe aucun moment parfait pour déléguer. En revanche, il est important d’intégrer que déléguer est un investissement en temps, en argent et en énergie. Une fois que tu as intégré que tu vas devoir utiliser ces ressources et que tu as le Mindset pour changer de posture, dans ce cas, tu es dans le bon sens.

En revanche, tu ne dois pas déléguer trop tôt…

Tu délègues trop tôt si :

• ton business n’est pas suffisamment structuré,
• tu n’as pas vérifié que tes offres étaient rentables,
• tu n’as aucun budget.

Ni trop tard…

Si tu es déjà dans un rush permanent, que tu délègues rapidement et ne prends pas le temps d’accueillir et d’intégrer le nouveau collaborateur, ta collaboration risque de se solder par un échec.

Le meilleur moment est donc quand tu te sens prête et que tu as suffisamment préparé ta délégation en amont.

4) Connaître et fixer ses objectifs pour préparer sa délégation

Avant de préparer ta délégation, tu dois être au clair sur tes objectifs. Il s’agit d’un élément clé au succès de cette nouvelle collaboration.

Il existe 3 principaux types d’objectifs que tu peux te fixer :

• Un objectif de CA
• L’Objectif d’expertise
• Ou encore un objectif de gain de temps

Tu peux avoir un seul objectif ou tu peux en avoir plusieurs. Dans tous les cas, tu dois être précise.

1ère hypothèse : tu as un objectif de développement de CA

Sur qui va reposer le CA que tu souhaites réaliser ? La personne à qui tu vas déléguer ou toi-même ?

S’il s’agit du futur collaborateur, il peut être intéressant de lui indiquer le CA qu’il doit réaliser, et donc de lui poser des objectifs en ce sens en lui laissant un temps de réalisation raisonnable. Il s’agira ainsi de fixer les indicateurs de réussite (KPI).

Ex : tu cherches à collaborer avec un commercial.

Si c’est sur toi que va reposer le développement du CA, en réalité, ton objectif principal est donc de gagner du temps pour te permettre d’aller chercher ce CA supplémentaire. L’objectif de CA est donc l’objectif n° 2, il ne s’agit pas de ton objectif prioritaire. Sans gain de temps réel, tu ne pourras pas réaliser ton objectif de CA.

D’où l’importance d’être bien au clair sur ses objectifs.

2ème hypothèse : tu as besoin d’une expertise

Ex : tu voudrais refaire ton site internet, tu n’as pas le temps. Tu n’as aucune compétence sur le sujet et tu n’as pas envie de t’en occuper. Dans cette hypothèse, on est donc bien sur un objectif d’expertise.

Tu vas donc devoir, pour cette délégation, connaître tes besoins pour les exprimer à ton prestataire et ce prestataire aura une réelle autonomie sur le sujet.

Je te conseille d’établir un cahier des charges précis et de faire fonctionner le bouche-à-oreille auprès d’autres entrepreneurs que tu connais et qui ont eu les résultats que tu souhaites obtenir.

3ème hypothèse : tu as un objectif de gain de temps

Dans cette hypothèse, tu vas devoir identifier COMBIEN de temps, tu veux gagner et à quoi tu vas attribuer ce temps. Il faut que ce soit concret et précis.

Pourquoi ?

Parce qu’il peut t’arriver d’être déçue en déléguant d’avoir “la sensation” de ne pas avoir gagner de temps. Lorsque tu parles de “sensation” ou d’impression, c’est que tu n’as pas fait les calculs concrets en amont.

Conclusion : peu importe le type de collaboration que tu entames, pense à exprimer tes objectifs à la personne à qui tu délègues.

5) Le rôle et les tâches à confier

Cette étape est probablement l’une des plus complexes.

Je te recommande vivement de ne pas te fier à ton intuition, mais de t’appuyer sur des outils précieux qui vont t’aider à prendre du recul.

Les 4 zones de compétences à identifier pour préparer sa délégation

L’objectif de la délégation est de progressivement te détacher de l’opérationnel, mais aussi te concentrer sur ta zone de génie.

En tant qu’entrepreneure, nous sommes amenées à passer du temps sur ÉNORMÉMENT de sujets. Certaines tâches nous éclatent, d’autres nous ennuient, d’autres nous prennent de l’énergie.

Est-ce que tu as déjà identifié et classé les tâches que tu faisais ?

• Ta zone d’incompétence : représente toutes les tâches que tu fais pour lesquelles tu n’as aucune compétence particulière, tu es donc ici clairement mauvaise (oups).
• Ta zone de compétence : tu es bonne dans ce domaine, sans être la meilleure du monde !
• Ta zone d’excellence : ce sont les tâches pour lesquelles tu es clairement meilleures que les autres, car tu obtiens de très bons résultats. Par contre, ces tâches te prennent de l’énergie. Dans cette catégorie, on va souvent retrouver les tâches qui relèvent de notre formation/ métier de base et qu’on va avoir des difficultés à déléguer (à cause de notre égo).
• Et enfin, ta zone de génie : les tâches qui relèvent de tes talents. Ces tâches te font profondément vibrer et tu pourras les faire sans même être payées.

Je t’invite alors à classer toutes les tâches que tu fais aujourd’hui dans ces 4 catégories !

L’audit du temps

Pour t’aider à classer ces tâches, je t’invite à faire un audit détaillé de ton temps.

Comment aujourd’hui répartis-tu tes 168 heures disponibles dans ta semaine ?

Pour ma part, j’utilise Clockify pour tracker mon temps professionnel.

Cet outil me permet de voir à quoi j’ai dédié mon temps, mais aussi d’avoir une analyse précise du temps que j’ai réellement consacré à chaque catégorie.

Ex : tu réalises que tu passes 5h/semaine sur ta comptabilité alors que tu détestes ça (zone d’incompétence) → recruter une comptable pourrait donc être l’une de tes priorités pour gagner 20h/mois et dédier ces heures à faire plus de commercial par exemple.

L’organigramme

Afin de ne pas réaliser d’erreurs dans ton recrutement et de ne pas avoir à revenir en arrière, il va falloir que tu te projettes sur tes besoins futurs.

Et, pour cela, rien de mieux qu’un organigramme.

Un organigramme est un document d’entreprise indispensable.

Je t’invite à réaliser ton organigramme actuel en décomposant ton business en pôle (financier, marketing/communication, livraison, etc.) puis en rôle (comptable, CM, monteur vidéo, responsable succès client, etc.).

Tu mettras ton visage sur CHAQUE rôle que tu occupes aujourd’hui et celui des membres de ton équipe si jamais tu as déjà commencé à déléguer.

Puis, tu feras ton organigramme futur en remplaçant ton visage par celui de quelqu’un d’autre pour que tu voies sur quel rôle tu as envie de te concentrer.

La fiche de poste

Une fois ce travail réalisé, tu es prête à passer à l’élaboration de tes fiches de poste.

Dans ces fiches de postes, tu vas y insérer :

• La description du rôle
• Son positionnement dans l’entreprise (grâce à l’organigramme)
• Les missions et les attributions qui vont faciliter ton recrutement
• Les relations internes et externes
• Le niveau de responsabilité (le degré d’autonomie)
• Les compétences (savoir, savoir faire et savoir être)
• Et enfin les objectifs et KPI

Le guide complet pour rédiger et construire une fiche de poste efficacement

6) Les process et la structuration

Si tu as choisi l’option de déléguer un rôle dans ton entreprise, tu vas devoir passer par la création de tes process.

Alors pas de panique, l’idée n’est pas d’avoir absolument TOUT finalisé dans les moindres détails, mais d’expliquer pas à pas les étapes par lesquelles tu passes afin de faciliter le travail de ton futur collaborateur.

Ce futur collaborateur qui prendra ton relais pourra t’aider à améliorer ce process et en aura d’ailleurs la responsabilité.

Un process peut être écrit ou vidéo. Personnellement, je te recommande lorsque le sujet s’y prête d’avoir les deux. La vidéo est souvent beaucoup plus explicite, mais l’écrit t’évite de perdre du temps à regarder la vidéo (les différentes étapes sont clairement évoquées) et il est aussi plus facilement modifiable (cela favorise l’amélioration continue).

Ton process doit toujours être à jour et il doit être aussi précis que possible.

Et toi, passes-tu par ces différentes étapes pour préparer ta délégation ?

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Notre rapport au temps conditionne nos comportements, mais également notre développement. La gestion du temps est une compétence que nous n’apprenons pas à l’école et pourtant, c’est un savoir clé. 

J’ai démarré mon entrepreneuriat en 2018. Juriste de formation, je suis quelqu’un de très organisée. Mais, mon organisation ne m’a pas permis d’éviter la surcharge. Je travaillais 80h/ semaine. Je travaillais parfois le soir et le week-end. Le matin, je me levais avec la boule au ventre, n’osant même plus ouvrir ma boite mail ni enlever le mode avion. Je n’étais plus dépendante d’un patron, mais de mes clients.

La liberté que j’enviais en me lançant dans l’entrepreneuriat est vite partie en fumée au fur et à mesure de mon développement. J’avais créé ma propre prison dorée. Je l’avais créé de mes propres mains. J’étais devenue mon pire patron. Je n’ai pas pris de vacances la première année. J’étais épuisée. Je n’ai pas été jusqu’au burn out, mais ça aurait pu si je n’avais pas changé les choses.

Si tu es entrepreneure, cet article est fait pour toi. Je t’invite à le lire et à t’en imprégner. Car il constitue toute la substance du changement de posture que tu dois opérer si tu veux tenir sur le long terme !  

Au sommaire de cet article :

• La différence entre le salariat et l’entrepreneuriat
• L’organisation et la gestion du temps, deux notions différentes
• Prioriser est un élément fondamental
• Passer du statut de salariée indépendante à entrepreneure
• Passer du statut d’entrepreneure à chef d’entreprise

Bonne lecture

La différence entre le salariat et l’entrepreneuriat

Quand tu es salariée, tu es embauchée pour UN rôle et UNE mission. Tu exerces UN SEUL métier en somme. Et on est bien d’accord que c’est déjà bien assez. Tu as également des horaires de travail (la plupart du temps). Quand tu rentres chez toi, tu sais que ton travail est terminé. Tu ne portes pas la responsabilité de la boite sur tes épaules puisque tu as un manager et un boss au-dessus de toi. Tu fais partie d’une équipe et tu fais partie d’une entité. Et quelle joie, l’obtention de ton salaire n’est aucunement liée à ta capacité à vendre ni à ton efficacité. Il tombe à la fin du mois quoi qu’il arrive.

Lorsque tu te lances dans l’entrepreneuriat, c’est tout l’inverse. Tu dois exercer ton métier. Mais, aussi occuper l’ensemble des rôles dont a besoin une entreprise pour fonctionner.

Ainsi, tu es à la fois graphiste, community manager, responsable marketing et communication, commercial, comptable, juriste et j’en passe. Et pourtant, toutes ces casquettes, ce sont des métiers à part entière. Mais, en étant solo, tu dois tous les occuper. 

Et, puis finito la barrière pro et perso. Quand tu es entrepreneure, tu penses H24 à ton business. Tu as 1000 idées à la minute et pas assez de temps pour les exploiter. 

Ton salaire va intrinsèquement dépendre de ta capacité à vendre, de ta force commerciale et de ton efficacité. Quelle pression n’est-ce-pas ?

Tu es entièrement responsable de ta boite ! 

Entrepreneure en manque de temps : l’organisation et la gestion du temps, deux notions différentes

On a tendance à confondre organisation et gestion du temps. 

Et pourtant, tu t’es sûrement rendu compte que même si tu es TRÈS ORGANISÉE, tu peux complètement te retrouver surchargée. Oui, c’est exactement ça, ton organisation ne va pas te permettre d’avoir une bonne gestion du temps.

D’ailleurs, c’est même parfois le contraire. Plus tu vas être organisée, plus tu vas avoir tendance à sur-optimiser ton emploi du temps, et donc faire entrer un carré dans un rond et te surcharger.  L’organisation, c’est uniquement la mise en forme, la cerise sur le gâteau quoi (compétence de forme). La gestion du temps fait plutôt partie d’une compétence de fond. 

Tu as 168 heures dans une semaine. Le temps est d’ailleurs LA SEULE RESSOURCE commune à tous les entrepreneurs. Nous sommes tous à égalité sur ce sujet. À la différence de l’énergie ou de l’argent par exemple. 

Comment réussir à gérer son manque de temps ?

Personne ne manque véritablement de temps. Mais chacun va avoir un rapport au temps différent et une sensation de défilement du temps différent. 

La différence entre une entrepreneure A et une entrepreneure B c’est clairement LA RÉPARTITION. Une répartition au service de nos objectifs et de notre équilibre pro et perso. 

C’est pour cette raison qu’il n’existe pas de BONNES MANIÈRE DE FAIRE. Il existe autant de répartition différente que d’entrepreneure.

Je te donne un petit jeu :

Si je décide de te donner 100 euros par jour. Je t’indique également que tu dois ABSOLUMENT LES DÉPENSER. Que tu ne peux pas les épargner. 

Tu vas te dire que 100 euros, c’est un beau cadeau (que je suis généreuse) mais évidemment tu ne vas pas pouvoir tout acheter car 100 euros c’est peu. 

Maintenant, dis-toi que ces 100 euros représentent tes 24h dans une journée.

24h, c’est un joli cadeau, une belle opportunité, mais ce n’est pas beaucoup.

 

Il va donc falloir prioriser et faire la différence entre l’urgent et l’important pour gagner du temps dans son emploi du temps de femmes CEO.

Prioriser est un élément fondamental

C’est une utopie si tu penses que tu peux TOUT FAIRE. Alors oui, à vrai dire, tu peux tout faire, mais pas tout en même temps. Nous avons une grosse tendance à gérer notre temps “au feeling”, “à l’intuition” sauf que tu t’es sûrement rendu compte qu’en faisant de cette manière : nous sur-estimons. Nous sur-estimons le temps que nous avons, mais aussi notre capacité à faire les choses (c’est-à-dire le niveau d’énergie dont nous avons besoin).

1) Le livre de Bronnie Ware

Tu connais le livre “Les 5 regrets des personnes en fin de vie ?” de Bronnie Ware. Ces 5 regrets recensés par cette infirmière en soins palliatifs sont les suivants :

1. J’aurais préféré vivre ma vie, pas celle des autres.
2. J’aurais dû travailler moins.
3. J’aurais dû assumer mes sentiments.
4. J’aurais dû rester proche de mes amis.
5. J’aurais dû m’accorder le droit au bonheur.

On voit bien ici que ces personnes en fin de vie auraient aimé mieux répartir leur temps. 

2) Le professeur et son bocal

Tu as certainement entendu parler de cette histoire du professeur et de son bocal.

Laisse-moi encore te la raconter.

Un professeur arrive devant sa classe avec un bocal. À l’intérieur de ce bocal figure des gros cailloux. Il demande à sa classe : “Est-ce que le bocal est rempli ? « Les élèves répondent alors que oui.

Le professeur fait alors la démonstration du contraire. Il glisse à l’intérieur du bocal du gravier, du sable et de l’eau. Ces éléments viennent se glisser entre les gros cailloux. 

Il demande cette fois à ces élèves : “quelle est la morale de l’histoire ?” Les élèves répondent “que nous pouvons toujours en mettre plus dans son emploi du temps”.

Le professeur répond “ Non, la morale de l’histoire, c’est que si je n’avais pas mis les gros cailloux en premier, je n’aurais pas pu les mettre en dernier.

Il est donc évident que les choses importantes pour vous doivent être mises en premier dans votre emploi du temps, au risque de ne jamais avoir le temps de les réaliser ”. 

3) Le manque de temps : faire la différence entre l’urgent et l’important

En tant qu’entrepreneur, nous privilégions souvent les tâches urgentes aux tâches importantes. 

C’est pour cette raison que la Matrice d’Eisenhower pour t’aider à refaire la différence si tu as des difficultés à le faire.

Ton comportement va être la plupart du temps de privilégier l’opérationnel client et de répondre à toutes tes nombreuses sollicitations. En opérant de cette manière, tu te focus ainsi sur les tâches urgentes ou sur ce que tu considères comme urgent par leur nature (si c’est un appel ou un mail, tu le places tellement en priorité que tu vas te mettre en situation d’urgence pour répondre à ton client dans l’immédiat). 

Un des éléments fondamentaux va donc être de trouver un bon équilibre entre l’urgent et l’important et surtout d’apprendre à te laisser un délai de réactivité raisonnable pour répondre à tes clients afin de diminuer ce sentiment d’urgence que tu ressens. 

Passer du statut de salariée indépendante à entrepreneure

À quoi ressemble le quotidien d’une salariée indépendante ?

Lorsque tu es salariée indépendante, cela signifie que tu vas exercer ton métier, mais à ton compte. 

Tu étais coiffeuse salariée dans un salon ? ⇒ Tu montes ton propre salon de coiffure. Lorsque tu opères cette transition, tu vas te plonger dans la facilité, c’est-à dire dans ce que tu connais : ton métier & tes clients.

D’ailleurs, tu es sûrement devenue entrepreneure pour ça : tu sais que tu peux faire mieux que ton ancien patron. Tu vas apporter le service client dont tu rêves et gérer ton projet comme tu as envie. 

La conséquence ? Tu te jettes dans l’opérationnel. Tu es au four et au moulin. 

Ta semaine est orientée à 90% sur l’opérationnel. Et notamment, l’opérationnel client. Tu ne disposes donc que peu de temps pour t’occuper de ta boite. Pour travailler sur ton entreprise comme on dit si bien. 

Tu as peur de réduire le rythme, car tu te dis que c’est impossible. Tu as habitué ton business à une charge de travail structurelle. Il n’y a donc pas de date de fin à cette surcharge. Elle ne fait d’ailleurs que s’empirer. Tu commences littéralement à saturer et à atteindre le goulot d’étranglement. Tu ne gères pas une entreprise, mais une activité professionnelle. Et clairement, tu sais que tu ne tiendras pas sur le long terme dans ces conditions.

Si tu as lu le livre E-myth, le mythe de l’entrepreneur revisité, tu sais que c’est pour cette raison que beaucoup de business s’effondrent à ce stade.

Tout le business repose sur son dirigeant. 

Le changement de posture à opérer pour gérer son manque de temps

À ce stade, si tu es au statut de salariée indépendante, tu vas devoir reprendre les choses en main et comprendre que la gestion de ton temps doit être répartie entre tes 3 casquettes :

• Ta casquette de technicienne (le faire)
  • Avec ton opérationnel monétisable (ton temps consacré à tes clients)
  • Mais également ton opérationnel non monétisable (comptabilité, marketing, communication etc.)
• Ta casquette de directeur des opérations – pour animer – gérer et structurer (le comment)
• Et, ta casquette de chef d’entreprise – le visionnaire – le stratégique (le pourquoi)

Si tu es entrepreneure solo, ta répartition peut ressembler à ça :

• Max 3 jours sur ton opérationnel client
• 1 jour sur ton opérationnel non monétisable
• Et 1 jour sur ta casquette de chef d’entreprise et de directeur des opérations

À ce moment-là, tu passeras du statut de salariée d’indépendante au statut d’entrepreneure, car tu auras compris que ton temps ne peut pas être 100% dédié à tes clients.

Le plan d’action

Pour passer du statut de salariée indépendante à entrepreneure, tu vas devoir travailler sur les points suivants :

• Ton business model & sa rentabilité
• Ta vision personnelle et professionnelle
• Ta relation client 
• Ta capacité à dire non et à poser tes limites
• Ta gestion de projets
• Ton système d’organisation et ta concentration pour gagner en efficacité

Passer du statut d’entrepreneure à chef d’entreprise

Si tes ambitions et ta vision t’emmènent plus loin et que tu souhaites continuer à te développer, à dépasser tes limites, atteindre un CA illimité, il va encore falloir changer de posture. 

Si l’entrepreneure répartie déjà son temps entre ces 3 casquettes, la chef d’entreprise, quant à elle, va devoir se dégager progressivement de l’opérationnel pour se consacrer à ces 2 casquettes de visionnaire et de directeur des opérations (d’intégrateur) voire même à choisir entre l’une des deux en fonction de ses appétences. 

Pour cela, tu vas devoir travailler sur les points suivants pour gérer ton manque de temps :

• La construction de ton système d’entreprise
• La structuration de ton business
• Le mindset
• L’amélioration continue
• L’environnement de croissance
• L’essentialisme
• Et la délégation

L’ACADÉMIE DU TEMPS PEUT T’AIDER À TRAVAILLER L’ENSEMBLE DE CES SUJETS !

À quel stade de ton entrepreneuriat es-tu ? Salariée indépendante ? Entrepreneure ? Ou cheffe d’entreprise ?

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L’article Le manque de temps chez l’entrepreneure, un classique est apparu en premier sur Amélie Canhan.

S’agissant du temps, tu es créditée chaque jour de 24 heures. Plus ta journée avance, plus ton crédit temps va diminuer. À la fin de la journée, tu n’as plus rien. Et, hop, le lendemain est une toute nouvelle journée.

Avec l’énergie, rien n’est linéaire. Il s’agit d’une ressource beaucoup plus fluctuante. En plus de ça, il ne suffit pas toujours de bien dormir pour avoir un haut niveau d’énergie. Le cerveau, ayant un rôle très important dans le maintien de ton niveau d’énergie.

Si tu te demandes pourquoi certains entrepreneurs s’habillent TOUS les jours de la même manière ou mangent la même chose, c’est pour éviter la perte d’énergie liée aux prises de micro-décisions par exemple.

Une journée peut ressembler aux montagnes russes d’un point de vue énergétique.

Le matin, tu te réveilles fatiguée, une heure après, tu as la patate, puis coup de barre à 14h. Nouveau regain à 16h et fatigue à 20h. Ce n’est qu’un exemple pour illustrer à quel point ton énergie peut varier au cours de la journée.

Planifier ta journée en fonction de ton temps disponible, c’est bien, la planifier avec ton énergie disponible, c’est encore mieux ! 

Et oui, tu as beau avoir encore 6h devant toi pour travailler et une to do list encore très longue, tu n’arriveras à rien si tes batteries sont à plat.

Au sommaire de cet article : 

• Pourquoi connaître ton rythme circadien va t’aider à être plus efficace ?
• Quel est ton chronotype ?
• La journée type par chronotype

Bonne lecture

L’article ci-dessous n’a vocation qu’à te guider, t’orienter et te donner des indications. Mais, n’oublie pas que personne ne rentre totalement dans une boîte, alors la meilleure manière d’optimiser ton énergie est d’apprendre à te connaître et de tracker tes comportements.

Pourquoi connaître ton rythme circadien va t’aider à être plus efficace ?

Ton rythme circadien correspond à ton rythme biologique. Nous sommes toutes en mesure de dire si nous sommes “plus du matin” ou “plus du soir” mais cela ne s’arrête pas là. Ton rythme biologique prend la forme d’un cycle de 24h qui va régir certains besoins physiologiques comme le sommeil ou l’alimentation. C’est lui qui va t’envoyer les signaux de fatigue ou de faim. Ce rythme est également impacté par la lumière. Par conséquent, tu as plus envie de dormir quand il fait nuit que quand il fait jour.

Connaître ton rythme circadien et organiser ta journée en fonction de celui-ci va te permettre de savoir les moments de la journée les plus optimales pour :

• dormir
• manger
• faire du sport
• avoir des relations sociales
• être concentrée

Il s’agit donc d’un moyen de booster significativement ton efficacité au quotidien juste en faisant quelques ajustements.

Tu vas être plus efficace en apprenant à surfer sur ton niveau d’énergie plutôt qu’en forçant ton cerveau à se concentrer à un moment où son niveau d’énergie est particulièrement faible. C’est contre-productif !

Comment optimiser son énergie dans son quotidien ?

Pour optimiser ta journée, tu vas ainsi travailler sur tes tâches nécessitant beaucoup de concentration quand tu es au pic de ta vague d’énergie et travailler sur les tâches te prenant moins d’énergie au moment où tu vas dans le creux de ta vague (ou alors si tu peux te le permettre, prendre carrément une pause à ces moments de la journée).

Notre système scolaire ou les horaires de travail de bureau classique vont d’ailleurs à l’encontre de ces principes, car on va forcer les personnes à rentrer dans un moule qui ne leur correspond pas.

Pour t’aider à connaître ton rythme circadien, tu peux définir ton chronotype.

Le chronotype et le test a été mis au point par le Dr Michael Breus dans son livre : “ Quand ? Faites votre révolution chronobiologique ”.

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Quel est ton chronotype ?

Le chronotype est donc imagé par 4 animaux totem.

Sache que si tu hésites entre Ours et Lion ou entre Ours et Loup, c’est que tu es probablement ours comme 50% de la population. Les chronotypes Lion et Loup sont, quant à eux, très marqués.

Le test du chronotype s’adresse aux 21-65 ans, car notre rythme biologique va évoluer en fonction de notre âge.

1) Le chronotype dauphin

Le dauphin représente 10% de la population. Il est caractérisé par un sommeil très léger. Il est très sensible aux stimulations extérieures, et de ce fait il va avoir tendance à être plus concentré en étant seul, plutôt qu’en open space par exemple.

2) Le chonotype ours

L’ours représente environ 50% de la population. C’est le profil le plus adaptable. C’est un bon vivant qui aime dormir, manger et jouir des plaisirs de la vie. On le définit comme un épicurien qui va parfois se plaindre de trop travailler, de ne pas assez dormir ou d’avoir des kilos en trop.

3) Le chronotype lion

Le lion représente 10 à 20% de la population. Il s’agit du lève-tôt par excellence. Il se lève tôt même le week-end et tombe de sommeil très tôt également le soir. Puis il va être concentré et actif le matin et perd immédiatement en énergie dès le début d’après-midi. Il a souvent une hygiène de vie saine.

4) Le chronotype loup

Le loup représente 15 à 20% de la population et représente les couches tard et lève tard. Il vit selon un rythme socialement décalé. Beaucoup de créatifs se retrouvent dans cette catégorie.

À lire aussi : 8 outils de connaissance de soi 

Optimiser son énergie : la journée type par chronotype

1) La journée type du dauphin

Entre 5h et 7h : Réveil du dauphin. On y va en douceur le temps d’émerger. Tu peux même faire quelques exercices !

7h à 9h : c’est le moment de ta routine matinale. Douche, écriture, lecture, et petit déjeuner.

9h à 12h : un café puis temps de création.

12h : Pause déjeuner

13h à 15h : c’est le moment de ton break ou de travailler sur des tâches qui ne demandent pas trop d’énergie

15h à 17h : Temps d’échanges ou de traitement de mails. Durant ce créneau, tu es dans la communication avec les autres.

17h- Détente

19h : Dîner

23h : Il est temps de dormir !

2) La journée type du Lion

Entre 5h et 7h : On se réveille, on prend le temps de planifier sa journée et d’avoir un temps pour soi. Il s’agit du moment parfait pour ta routine matinale et pour prendre un petit déjeuner léger

7h à 12h : Tu es ici pleinement concentrée, tu peux donc te prévoir des sessions de deep work.

12h : Pause déjeuner

13h à 17h : Ici, tu es dans le creux de la vague, je t’invite donc à prendre un break ou à te mettre sur des tâches à faible concentration ou des temps d’échanges.

17h : Sport

19h : Dîner

21h : Dodo !

3) La journée type de l’ours

7h00 : Réveil et petit déjeuner

De 9h à 11h : session de deep work, c’est généralement la zone où l’ours est le plus concentré

11h à 13h : Café, mails, et déjeuner

13h-15h : zone d’improductivité donc sieste ou méditation

15h à 18h : Tâches nécessitant peu d’énergie

18h- Sport

19h-21h : Dîner

21h00 – 23h00 : Lecture / Détente

23h : Dodo !

4) La journée type du Loup

7h00 – 7h30 : Réveil et sport

8h30 : Petit déjeuner et planification de la journée

10h-13h : Deep work

13h00 – 14h00 : C’est l’heure du déjeuner

14h00 – 19h00 : Sessions de deep work (pic de productivité entre 17h et 19h)

20h00 – 21h00 : Dîner

Après 23h : Dodo !

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Et toi, quel est ton chronotype ? 

Pour faire le test, c’est juste ici !

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L’article Comment optimiser son énergie grâce à son rythme circadien ? est apparu en premier sur Amélie Canhan.

Un système d’organisation est composé de 3 piliers :

1. Ton gestionnaire de tâches 
2. Ton agenda 
3. Ta to do quotidienne

Ton agenda tient donc une place importante dans ton système d’organisation d’entrepreneure. 

Malgré la grande utilité à utiliser un agenda autre que pour sa fonction de rendez-vous, certaines entrepreneures n’en ont pas ou en font une utilisation limitée. 

Au sommaire :

• Pourquoi utiliser un agenda ?
• Quel type d’agenda utiliser ?
• Optimiser la planification
• Des conseils complémentaires pour gérer efficacement ses rendez-vous

Bonne lecture

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1) Pourquoi utiliser un agenda ?

Les événements importants

Ton cerveau n’est pas fait pour retenir toutes les informations. Il bénéficie d’une capacité de stockage limitée et il vaut mieux garder cette place pour les choses essentielles.

D’autant que le nombre d’informations que ton cerveau peut être amené à retenir peut occasionner un brouillard mental, et de ce fait une perte d’énergie.

Alors attention, je ne dis pas que travailler sa mémoire n’est pas important, mais franchement entre : 

• Option 1 : retenir des numéros de téléphone
• Ou option 2 : augmenter sa culture générale

On est tous d’accord que c’est mieux de travailler sa mémoire pour l’option n°2, non ? 

L’agenda est le parfait outil pour noter tous les évènements qui ont une date précise et que le cerveau ne devrait pas avoir à retenir comme :

1. Les anniversaires et les fêtes,
2. Les événements familiaux comme les mariages,
3. Tes rendez-vous médicaux,
4. La date d’échéance de ton abonnement de sport

Prendre des rendez-vous

Il est plus facile pour prendre un rendez-vous d’avoir son agenda avec soi. Tu pourras alors regarder quel jour tu es disponible, quel horaire et si ce rendez-vous est compatible avec d’autres impératifs.

Si tu n’as pas d’agenda, panique à bord, tu risques de :

• Mettre deux rendez-vous en même temps,
• Placer le rendez-vous sur une plage horaire qui ne t’arrange pas (et donc laisser ton temps à la libre disposition des autres),
• Passer pour une personne de désorganisée si tu dois annuler au dernier moment ou alors revenir sur l’horaire que tu viens d’évoquer avec ton interlocuteur.

Planifier ses tâches

Lorsque ton agenda ne comporte que tes rendez-vous, tu vas avoir l’impression que celui-ci est vide. Par conséquent, si on te sollicite, tu vas accepter plus facilement. 

Or, on est bien d’accord que ce n’est pas parce que tu n’as pas de rendez-vous ce jour-là que tu n’as rien à faire, n’est-ce-pas ?

Alors, je t’invite à construire ta semaine type comportant toutes les catégories de tâches dont tu dois t’occuper dans ton quotidien d’entrepreneure. Une fois cette étape effectuée, tu vas mettre cette semaine type en récurrence dans ton agenda électronique. 

L’objectif ? 

Avoir réellement conscience du temps que tu as matériellement de disponible pour répondre à de diverses sollicitations, et donc éviter la surcharge.

2) Mais quel type d’agenda utiliser ?

Première étape : l’analyse

• Quel outil utilises-tu actuellement pour gérer ton agenda ?
• Disposes-tu d’un bon vieil agenda papier qui te suit partout avec toi ?
• Gères-tu ton emploi du temps à partir d’Outlook ou à partir de Gmail ?
• Lorsque tu prends un rendez-vous, as-tu pour habitude de le noter directement ?
• As-tu déjà identifié des failles dans ton organisation ?

Toutes ces questions vont te permettre de faire un état des lieux de ton organisation actuelle et savoir si celle-ci te convient. On ne le répétera jamais assez, l’outil n’est JAMAIS le problème majeur. La problématique principale réside dans l’identification de ton besoin. 

Deuxième étape : vers le changement ?

Afin que tu puisses faire ton choix, je te livre les avantages et les inconvénients à utiliser une version papier ou une version électronique.

• L’agenda papier

Les avantages à utiliser son agenda sur papier

• Il est simple d’utilisation : savoir écrire est la seule chose dont tu as besoin ;
• Accessible : pas besoin de tablette, portable ou ordinateur, ton agenda papier est à portée de main (même pas besoin d’une connexion internet) ;
• Personnalisable : à toi d’ajouter couleurs, stickers, dessins si tu souhaites faire de cet outil une vraie œuvre d’art ;
• Il permet une meilleure mémorisation : c’est bien connu, écrire aide à mieux mémoriser.

Les inconvénients à utiliser son agenda sur papier

• La version papier n’a aucune fonctionnalité : pas de possibilité de partager ton agenda avec ton équipe, ni de demander des rappels automatiques ;
• Le manque de flexibilité : tu ne peux pas modifier sans faire de ratures après une annulation de rendez-vous, ni ajouter une tâche à 23h, car ton planning papier indique souvent des plages horaires limitées. Tu souhaites planifier un rendez-vous pour l’année prochaine, mais tu n’as pas encore acheté l’agenda de l’année d’après ? Dommage !
• Il peut être encombrant : il faut avouer que se trimbaler son agenda papier sur toi constamment, ce n’est pas le plus pratique,
• C’est payant : on peut en trouver à petit prix, mais cela reste un passage obligatoire.

• L’agenda électronique

Les avantages à utiliser son agenda en digital

• Les rappels et les partages : si tu souhaites que Marie, ton assistante communication voit tes disponibilités pour planifier des points réguliers, c’est possible. Si tu souhaites que ton mari/ ta femme ait accès à ton agenda pour vous planifier des rendez-vous perso, tu peux aussi. Merci également à cet outil électronique de m’avoir rappelé qu’aujourd’hui c’était l’anniversaire de ma tante Françoise ;
• La planification à long terme : pas besoin d’acheter l’agenda de l’année d’après, tout est à ta portée ;
• La possibilité d’en gérer plusieurs à la fois : ton perso et ton pro, par exemple,
• La gratuité : il n’y a pas de petites économies
• Accessible partout sur son smartphone : pratique !
• La fonction de récurrence
• La possibilité de personnaliser les couleurs
• Le nombre de détails que tu peux mettre à l’intérieur d’un évènement (lieu, heure, description, pièce jointe, et même un itinéraire GPS)
• L’absence de ratures et la souplesse dans les modifications.

On peut citer comme exemple Google Calendar, ou encore le calendrier Outlook.

Les inconvénients à utiliser son agenda en digital

• La visibilité de l’agenda électronique sur son téléphone n’est quand même pas géniale, il faut avouer qu’il faut de bons yeux ;
• Il faut avoir une connexion internet si on souhaite ajouter des rendez-vous (attention : même pas besoin d’internet pour consultation) ;
• Un peu moins personnel (tu ne pourras pas ajouter la photo de ton chat sur la couverture, par exemple).

Tu l’auras compris, je suis team agenda électronique et c’est ce que je recommande à l’ensemble de mes élèves de l’Académie du temps.

3) Optimiser sa planification

Des couleurs pour plus de lisibilité

Afin d’optimiser la lisibilité de ton agenda, je t’invite à utiliser des couleurs. 

À toi de choisir le code couleur qui te convient (mais évite d’en utiliser trop) : 

• Une couleur par catégorie de tâches
• Une couleur pour le pro, une autre pour le perso
• Une couleur pour les rendez-vous (et donc qui ont une date fixe) et une couleur pour les catégories de tâches (où tu as plus de flexibilité)
• Une couleur pour tes catégories de tâches opérationnelles, une autre pour les catégories de tâches stratégiques.

Laisse ton agenda respirer

Pense à te laisser des plages libres. 

Pourquoi ? Peu importe ton activité, il y a TOUJOURS des imprévus ou des urgences à gérer. Si ton agenda est rempli à 100%, tu ne pourras pas terminer tout ce que tu dois faire et tu risques d’être frustrée et d’avoir un sentiment d’insatisfaction. 

Trois astuces que je t’invite à appliquer : 

1. Garde toujours un espace entre deux blocs de temps pour te permettre de prendre une pause, de souffler, mais aussi de garder une marge de sécurité,
2. Prévois-toi une zone tampon en fin de semaine d’environ 2h qui te permettra de rattraper le retard accumulé durant ta semaine,
3. Et enfin, ne planifie pas l’ensemble de ta journée, laisse-toi du vide afin d’intégrer d’autres urgences et imprévus, mais également d’accepter certaines sollicitations. 

L’objectif de la planification n’est surtout pas de devenir militaire et d’avoir une organisation rigide, bien au contraire.

Prends en compte ton niveau d’énergie

C’est une première étape de planifier ton agenda avec ton temps disponible. Mais n’oublie pas de prendre en compte ton niveau d’énergie, qui est ton carburant.

Tu auras beau avoir du temps devant toi, si ton niveau d’énergie est au plus bas, tu te retrouveras dans l’incapacité d’effectuer quoi que ce soit.

Alors trois principaux éléments à prendre en compte : 

1. Ton chronotype pour optimiser tes tâches selon ton énergie de la journée
2. Ton énergie de la semaine : es-tu plus efficace le lundi ? le mercredi ou le vendredi ? 
3.  Ton cycle menstruel

Place en premier les tâches importantes

Lorsque tu commences à réaliser ta semaine type, tu dois d’abord placer en premier les catégories de tâches les plus IMPORTANTES, celles qui te font avancer sur le long terme. 

Ce sont tes grosses pierres.

Imagine un bocal dans lequel tu vas mettre en premier tes grosses pierres, puis des cailloux qui vont venir se glisser entre tes grosses pierre, du sable puis de l’eau. Ton bocal ici sera bien optimisé.

Imagine si tu avais fait l’inverse ? Ton bocal n’aurait jamais pu intégrer les grosses pierres en dernier. Ton bocal aurait déjà été plein. Si tu cherches à les placer en dernier, tu n’auras plus la place (ni l’énergie) pour ce qui compte réellement. 

Ex : le sport ou pour la partie professionnelle, tes objectifs stratégiques.

4) Des conseils complémentaires pour gérer efficacement tes rendez-vous

Conseil n° 1 : ne pas TOUT accepter

On peut être tenté d’accepter toutes les sollicitations pour :

1. Développer son réseau,
2. Convertir un prospect en client,
3. Répondre aux questions d’un client,
4. Faire plaisir à quelqu’un

Sauf que : est-ce que tu as un temps illimité ? Non !

Accepter TOUS les rendez-vous est catastrophique en matière de gestion du temps. Il faut donc apprendre à dire non. Un rendez-vous peut toujours être reporté s’il n’est pas urgent. Je te conseille d’ores et déjà de refuser d’emblée tous les rendez-vous qui sont trop éloignés de tes priorités du moment.

Ensuite, pour savoir dire non, il faut se poser plusieurs questions :

1. Est-ce qu’il y a un caractère d’urgence ? ou est-ce que le rendez-vous peut attendre un peu ?
2. Suis-je dans une période calme ou dans une période chargée ?
3. Quel bénéfice vais-je retirer de ce rendez-vous ?

S’il est impossible pour toi de dire non à ce rendez-vous, tu peux également te poser d’autres questions :

1. Est-ce un rendez-vous que je peux déléguer ?
2. Est-ce possible de travailler de manière asynchrone ? En d’autres termes, est-ce que l’objectif du rendez-vous ne pourrait pas être rempli à distance (travail grâce à un drive par exemple),
3. Le rendez-vous peut-il être remplacé par un entretien téléphonique (ce qui t’éviterait le déplacement)
4. La durée du rendez-vous peut-elle être réduite ? contraignant ainsi l’interlocuteur à être plus synthétique
5. Ce rendez-vous peut-il être fixé pendant la pause déjeuner ? permettant ainsi de faire une pause pour manger ET d’honorer l’entrevue.

Conseil n° 2 : poser un cadre

Lorsque le rendez-vous a été accepté, n’oublie pas de solliciter toutes les informations dont tu as besoin et notamment :

• Quel est l’objectif de ce rendez-vous ?
• Qui sera présent lors de ce rendez-vous ?
• Quel est l’heure et le lieu de rencontre ?

Une fois les informations de base validées, tu dois impérativement poser une heure de fin. Ainsi, lorsque tu verras que le rendez-vous s’éternise, tu pourras rappeler que vous avez dépassé le cadre fixé et qu’il est temps que tu partes pour te concentrer sur tes autres tâches. J’ai bien conscience que, selon l’interlocuteur, l’exercice est plus ou moins facile. Cependant, je peux te garantir que c’est une technique qui marche à merveille et qui peut montrer à ton interlocuteur ton professionnalisme.

Conseil n° 3 : se fixer des règles

Sans être trop rigide, tu dois te poser certaines règles pour ne pas te retrouver à passer tes journées en rendez-vous.

Je parie que tu ne veux pas que ton agenda ressemble à ça ?

Si tu veux éviter ça, il existe plusieurs astuces :

1. Fixer ses rendez-vous à l’heure du déjeuner pour faire d’une pierre deux coups,
2. Planifier un rendez-vous à l’heure où l’on est le moins productif (pour moi, il s’agit du début d’après-midi),
3. Ne pas se prévoir des rendez-vous chaque jour (les rendez-vous prennent beaucoup d’énergie, un temps de préparation, et parfois un temps de transport),
4. Se prévoir dans l’idéal une journée par semaine dédié aux rendez-vous,
5. Grouper tes rendez-vous (cela permet de faire une fois le trajet et pas plusieurs fois, mais également d’avoir une excuse lorsque le rendez-vous s’éternise). Attention cependant à se garder une marge de manœuvre entre deux rendez-vous, car il est parfois difficile de couper son interlocuteur dans son explication (et ce n’est pas très professionnel non plus), cela t’évitera d’arriver en retard à ton rendez-vous d’après,
6. Ne pas fixer de rendez-vous en milieu de journée (privilégie par exemple 11h, 14h, ou 18h).

Conseil n° 4 : rester souple

Un emploi du temps est destiné à évoluer au rythme de nos priorités et de nos urgences à gérer. Il ne faut donc pas être trop rigide et honorer un rendez-vous juste pour le principe alors qu’il est moins prioritaire.

Ainsi, il faut parfois s’autoriser à contacter notre interlocuteur pour déplacer un rendez-vous. Souvent, les personnes se montreront compréhensives et il se peut même que cela les arrange ! Attention cependant à ne pas annuler à la dernière minute, un délai de prévenance est toujours apprécié dans ces cas-là et plus, tu t’y prendras en avance, mieux cela se passera. De plus, attention à ne pas reporter sans cesse un rendez-vous avec une même personne, il vaut mieux dans ce cas indiquer à l’interlocuteur que nous le contacterons quand la problématique sera de nouveau au cœur de notre actualité.

Avant de déplacer un rendez-vous, tu peux également :

• Le raccourcir,
• Proposer un entretien téléphonique,
• Trouver une solution pour que l’interlocuteur ait une réponse à son besoin (en déléguant, par exemple, ou en lui apportant une réponse écrite).

Conseil n° 5 : un rendez-vous se prépare !

Si tu souhaites être efficace pendant tes rendez-vous, il est primordial que :

• Tu fixes des objectifs clairs et précis à ce rendez-vous : technique qui te permettra de recadrer si le sujet à traiter s’éloigne des conversations (les interlocuteurs doivent repartir soit avec la réponse à leurs questions, soit avec un plan d’action),
• Tu prépares le rendez-vous : le contenu ou des questions afin d’être le plus pertinent possible et d’apparaître comme une vraie professionnelle aux yeux de ton interlocuteur.

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Ah les objectifs. Ils font débat. Certains voient ça comme une pression et préfèrent se fixer des “intentions”, d’autres voient ça comme le nerf de la guerre pour pouvoir se développer.

Pour ma part, pas de développement sans objectifs. Comment envisager de se surpasser, de se développer, de réaliser sa vision sans avoir de direction ou de roadmap ?

Les objectifs sont l’itinéraire à suivre pour réaliser ta vision.

En revanche, hors de question de se fixer des objectifs sans le moindre plan d’action. Les deux doivent être forcément corrélés si tu veux être certaine de les atteindre.

C’est d’ailleurs souvent ce qui te manque. L’étape cruciale qui te permet de passer du rêve au concret. Avec cette méthodologie en 3 étapes, tu vas dérouler ton plan d’action et atteindre chaque année tes objectifs.

Pour éviter la pression inutile, vois ton plan d’action comme une obligation de moyens et non de résultats. En réalité, tu n’as aucune maîtrise sur le résultat à proprement parler. Tu as uniquement la maîtrise des actions, des moyens mis en œuvre pour pouvoir atteindre tes objectifs ?

Au sommaire :

• Se fixer des objectifs SMART
• Construire un plan d’action réaliste
• Passer à l’action et garder la motivation

Bonne Lecture

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Se fixer des objectifs SMART

1) Quels objectifs se fixer ?

Que ce soit en termes de pertinence qu’en termes de disponibilité de ta ressource temps, tu vas devoir sélectionner quels types d’objectifs te fixer.

Voici une méthodologie pour t’aider

• Relis ta vision

Tu as une vision claire à 5 ans ? Relis-la et vois si tu es toujours alignée avec cette vision au moment T. Si oui, passe à l’étape suivante. Si c’est non, modifie-la.

• Construis ton plan de développement pour y arriver

Ta vision claire à 5 ans n’est pas réalisable dès demain. Tu vas donc devoir fixer les grandes étapes pour pouvoir y arriver. Ex : une étape 1 à l’année N, une étape 2 à l’année N+2 ; une étape 3 à l’année N+5.

Ces grandes étapes vont donner “une couleur” à ton année et te donner des indicateurs sur les points focus sur lesquels te concentrer.

• Maintenant réfléchis aux 3 catégories d’objectifs suivants :

1) Ton objectif de CA (combien)

Celui-ci est le plus simple. Quel est le CA que tu souhaites atteindre ?

Un objectif de CA est toujours en lien avec :

• Une rémunération que tu souhaites te verser (à toi et ton équipe si tu en as une),
• Des investissements à réaliser
• Des charges fixes à payer.

Il est important à ce stade de fixation de ton objectif de CA de :

• Connaître ton seuil de rentabilité économique (quel est le CA que je vais devoir atteindre pour payer mes charges et être à l’équilibre)
• savoir si ton business model te permet d’atteindre ce CA avec ton temps disponible (ta rentabilité au temps passé)

2) Tes objectifs stratégiques (quoi)

Tes objectifs stratégiques vont être liés à ce que tu vends donc à tes offres.

Ex : passer ta certification Qualiopi, lancer une nouvelle offre, revoir tes tunnels de vente peuvent faire partie de tes objectifs stratégiques.

3) Tes objectifs de visibilité (comment)

Tes objectifs de visibilité vont te permettre de définir COMMENT tu vas vendre. Le comment est souvent étroitement lié à ta visibilité. Ex : création de ton site internet, intégrer un réseau professionnel, lancer une chaîne Youtube peuvent faire partie de tes objectifs de visibilité.

Comment atteindre ses objectifs : utiliser la méthode SMART

La méthode SMART te permet de passer du statut de “résolution” à de réels objectifs précis, chiffrés et réalistes.

Une résolution, ce serait :

• Manger plus sainement
• Arrêter de fumer
• Perdre du poids
• Se mettre au sport

Ces actions sont tellement générales que tu peux être sûre qu’à la fin de l’année :

• Tu as mangé sainement 2 mois sur 12,
• Tu fumes toujours,
• Le poids perdu sur la balance est de 300 grammes,
• Tu as fait du sport à fond pendant 1 semaine puis tu as repris ton activité canapé.

C’est quoi un objectif SMART ?

Ce modèle a été pour la première fois utilisé par Peter F. Drucker sans employer l’acronyme, lors de son travail sur les concepts du management par objectif.

• Un objectif spécifique

Un objectif spécifique, c’est un objectif personnalisé. Il doit être en lien avec toi, ta personnalité, ton travail, ta vie personnelle et tu dois avoir les moyens de le réaliser. Un objectif spécifique, c’est aussi un objectif simple et clair.

Mon indicateur, c’est : si je le lis à ma business bestie, est-ce qu’elle comprend ce que je veux dire ?

• Un objectif mesurable

Un objectif mesurable est un objectif que l’on peut quantifier et chiffrer.

Exemple d’objectif mesurable : je souhaite obtenir 70 000 euros de CA en 2022.

Exemple d’objectif non mesurable : je souhaite augmenter mon chiffre d’affaires.

Sans objectif quantifiable, tu seras incapable de faire le bilan et d’analyser ce qui a marché ou non.

Ton objectif doit donc contenir :

• Un indicateur de quantité
• Un indicateur de qualité
• Ou un indicateur de fréquence

• Un objectif atteignable

Tu ne peux pas te fixer pour objectif d’aller demain sur la Lune. Tu dois trouver des objectifs que tu peux atteindre, grâce aux moyens dont tu disposes. Attention, ne te dis pas « je suis nulle en anglais, je n’aurai jamais le niveau pour partir vivre en Australie » car ce n’est pas un objectif inatteignable, mais une croyance limitante.

• Un objectif réaliste

Un objectif réaliste n’est pas la même chose qu’un objectif atteignable (même si les termes sont similaires). C’est un objectif qui peut être atteignable, mais non réaliste.

Exemple : je souhaite faire 6 heures de sport par semaine. Cet objectif est atteignable. En revanche, il n’est pas réaliste car vous n’avez clairement pas 6 heures à consacrer au sport dans votre emploi du temps.

Tu as 3 types de ressources à ta disposition :

• Ta ressource temps
• Ta ressource argent
• Et ta ressource énergie

Si tu prends en compte ces 3 types de ressources, tu seras plus à même de te fixer un plan d’action réaliste, mais également de tenir sur la durée.

• Un objectif temporel

Un objectif temporellement défini est un objectif qui a une deadline, une date limite de réalisation.

Exemple d’objectif intemporel : Je souhaite avoir 1000 visites sur mon site.

Exemple d’objectif temporel : Je souhaite avoir 1000 visites par mois au 31 décembre 2022.

À lire : organiser ses tâches et vider son cerveau

Construire un plan d’action réaliste en 4 étapes pour se fixer et atteindre ses objectifs

1ère étape : La décomposition

Une fois le résultat défini, tu essayes de ne plus penser à ce résultat. Tu te concentres sur les moyens à mettre en œuvre maintenant.

Comment faire ?

Tu vas devoir décomposer ton objectif en sous-objectifs puis en tâches. Ex : Créer mon site internet au 31/12/2022 est un objectif SMART.

• Sous objectif n°1: définir mon besoin dans un cahier des charges
• Sous objectif n°2: confier le projet à un prestataire

Tâche n°1 : demander des recommandations de prestataires à mon réseau

Une tâche est directement et facilement actionnable. Un sous-objectif reste un projet.

Cette phase de décomposition te permet d’avoir un plan d’action détaillé, mais également d’éviter le découragement devant l’ampleur. Le fait de connaître ton prochain petit pas à franchir est plus motivant que de regarder le sommet de la montagne.

2ème étape : Estimation du temps à passer sur chaque tâche

Une fois ton plan d’action détaillé en sous-objectifs et en tâches, tu vas pouvoir désormais passer à la phase d’estimation.

Il est donc important que pour CHAQUE tâche, tu évalues le temps qu’elles vont te prendre. Je t’invite à prendre une marge de sécurité et de prendre TOUJOURS la fourchette haute.

Il vaut mieux avoir prévu “trop de temps” que pas assez. N’oublie pas que nous avons une grande tendance à sous-estimer le temps que va te prendre chaque tâche.

3ème étape : Déterminer ton temps disponible par semaine pour t’occuper de cet objectif

Ok, le travail n’est pas fini. Tu sais désormais le nombre d’heures total que va te prendre le projet. À présent, il va falloir te pencher sur le temps que tu as disponible chaque semaine pour t’occuper de CET objectif.

Ex : Ton projet de création de site internet va te prendre 30 heures

Tu as 2h à consacrer par semaine à ce projet

Ta date limite de réalisation sera donc de 15 semaines.

Je te conseille de vérifier également si tu n’as pas de semaines off prévues pendant ces 15 semaines qui viendraient alors rallonger le délai.

4ème étape : Ajuster

Lorsque tu as fixé ton objectif grâce à la méthode SMART, tu avais fixé une date limite de réalisation. Il est possible qu’en construisant ton plan d’action, tu te rendes compte que tu as été trop optimiste et que tu dépasses ta date limite de réalisation.

Tu vas donc ajuster. Tu as deux manières pour le faire :

• Tu repousses la date limite de réalisation pour te sentir plus sereine,
• Tu augmentes le temps passé chaque semaine si ta date limite est impérative.

Passer à l’action et garder la motivation

Et, c’est parti pour la planification

À cette étape, tu as donc :

• Fixé tes objectifs
• Construis ton plan d’action
• Et déterminé avec précision ta date limite de réalisation

Il est temps de répartir tes objectifs dans le temps.

Personnellement, je fonctionne grâce au plan de 90 jours. Ce qui veut dire que mes objectifs sont répartis sur les 4 trimestres de l’année. Je trouve que c’est un bon timing pour avoir suffisamment de temps pour avancer sur le projet, garder la motivation, mais également faire des bilans réguliers et réajuster le cas échéant.

Le plan d’action de mes objectifs constitue ma To do list pour le créneau “objectifs” fixés chaque semaine dans ma semaine type placée en récurrence dans mon agenda.

Plus tu seras alignée, plus la motivation sera présente pour atteindre tes objectifs

On se demande souvent COMMENT garder la motivation sur le long terme.

Pour ma part, je suis persuadée qu’avec :

• Un plan d’action clair et précis que tu n’as plus qu’à dérouler
• Mais aussi en ayant pris le temps de choisir les objectifs à se fixer.

Il est rare que la motivation se perde en route. Si c’est le cas, l’auto-discipline peut ainsi t’aider à prendre le relais sur la motivation.

Plus tu seras connectée au POURQUOI tu le fais, c’est-à-dire au sens que cet objectif a pour toi et pour la réalisation de ta vision, plus ta motivation sera présente.

Si tu n’as plus la motivation de le faire :

• Tu peux déléguer (peut-être que tu n’étais juste pas dans ta zone de génie)
• Tu peux changer d’objectifs si tu t’es désalignée car rien n’est jamais fixé et gravé dans le marbre.

Il est également important pour rester la motivation sur le long terme qu’en amont, tu aies bien intégré les contraintes, les “sacrifices” que tu allais devoir faire pour atteindre ces objectifs.

Ces sacrifices sont liés aux ressources que tu vas devoir utiliser

• Ta ressource temps

Oui, ce n’est pas parce que tu te fixes un nouvel objectif que tu as du temps en plus. Tu dois donc vérifier que tu as fait de la place pour celui-ci et que tu es ok avec le fait d’avoir réduit autre chose.

Ex : Ces derniers mois, j’ai investi dans un coaching business en anglais qui me prend minimum 4h par semaine. J’ai alors dû intégrer que j’aurai moins de temps pour des sorties entre amis en semaine.

• Ta ressource énergie

Ta ressource énergie est une des plus importantes, il faut réussir à se connaître suffisamment pour anticiper les baisses d’énergie qui t’empêcheraient de te mettre à fond dans ton objectif.

Ex : Mon fameux coaching business en anglais est le soir. Je sais d’ores et déjà que je serai fatiguée après une journée complète de travail, et que ma motivation et ma discipline vont devoir prendre le dessus.

• Ta ressource argent

En te fixant ton objectif, tu connais les investissements financiers nécessaires. Est-ce que tu as bien vérifié que tu pouvais te le permettre ?

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L’article Entrepreneure : comment atteindre ses objectifs ? est apparu en premier sur Amélie Canhan.

À l’ère du numérique et de l’infobésité, il devient de plus en plus difficile de rester concentrée. Et, ce n’est pas uniquement le problème de la voisine, TOUT LE MONDE est concerné. Les réseaux sociaux et le portable sont les addictions d’aujourd’hui. Personne n’est épargné. Chaque entrepreneur est challengé dans son efficacité quotidienne.

Il faut savoir que la concentration a un enjeu important, tant tu peux multiplier ton temps de travail par 2, si tu n’y prêtes pas attention. 

Le fait d’être distraite ou interrompue constamment lors de la réalisation d’une tâche entraîne une perte de temps énorme :

1. Pendant que tu t’occupes de ton mail qui vient d’arriver ou de répondre à la question de Brigitte, ta cliente, tu ne t’occupes plus de ta tâche en cours,
2. Ton cerveau va devoir reprendre le cours de sa tâche et avoir des difficultés à atteindre son état de flow.

Nous perdons donc deux types de temps : le temps lié à la distraction, mais également le temps pour se remettre à sa tâche. Si on multiplie ce temps perdu par 30 (nombre de distractions dans une journée), c’est certain, ta TO DO LIST quotidienne aurait pu être achevée. 

La concentration fait donc partie intégrante de ton efficacité.

Au sommaire :

• La technique pomodoro: utilité
• La technique pomodoro: application

Bonne Lecture

La technique pomodoro: utilité

Qui a inventé la technique Pomodoro ?

La technique Pomodoro a été inventée par Francesco Cirillo à la fin des années 80. Pomodoro signifie « tomate » en italien. C’est le nom que cet auteur a décidé de donner à sa méthode en référence au fameux minuteur de cuisine en forme de tomate.

 La technique Pomodoro nécessite un minuteur

Cette méthode consiste en l’utilisation d’un minuteur lorsque tu souhaites effectuer une tâche importante, nécessitant de la concentration absolue. 

Ce minuteur est programmé sur 25 minutes et chaque période de travail est séparée par de courtes pauses.

Voici les 5 étapes proposées par la méthode :

• Tu décides de ta tâche à effectuer,
• Puis, tu règles le minuteur sur  25 minutes
• Tu fais une pause de 5 minutes
• Et enfin, tous les 4 pomodori, tu prends une pause un peu plus longue (15-30 minutes).

Au lieu de travailler plusieurs heures d’affilée, cette méthode te propose de structurer ton temps de travail avec des intervalles plus courtes, encadrés de petites pauses.. Un pomodoro est donc indivisible. Si tu es interrompue, tu dois reporter l’autre tâche (en la notant, la planifiant et la reportant). Si tu ne peux pas la reporter, le pomodoro doit être abandonné et tu devras reprendre l’entièreté du cycle (les 4 pomodori).

Illustration d’un cycle de la technique pomodoro

La technique pomodoro: application

La technique du pomodoro: le test !

Avant toute chose, il est important de tester pour savoir si cette technique peut correspondre à ton activité, mais également à ta personnalité. Personnellement, j’ai testé, pour la première fois, la technique du pomodoro en 2014. À l’époque, je travaillais encore en cabinets d’avocats et je me laissais très facilement distraire par le téléphone, mes mails et les collègues passant devant mon bureau. Tu peux donc largement utiliser cette technique, même dans les activités les plus “prisées” en termes de sollicitations extérieures.

J’ai beaucoup apprécié la technique, mais j’ai commencé à voir les limites qui m’empêchaient de respecter la méthode à la lettre.

Les avantages

C’est indéniable, avec la technique du pomodoro, tu augmentes ta capacité de concentration (et la concentration est comme un muscle). Tu es dans ta bulle, tu t’isoles du monde extérieur, et tu es ultra focus. Tu sais que tu ne dois pas lever le nez tant que ton minuteur n’a pas sonné. 

Les limites

1. Il n’est pas toujours simple de s’isoler complètement du monde extérieur. Alors si tu utilises cette technique et que tu travailles en équipe ou que tu as des clients qui te sollicitent constamment, tu vas devoir mettre en place un système d’organisation qui soit compatible avec la technique du pomodoro,
2. Le temps de 25 minutes pour chaque session peut ne pas te correspondre. Personnellement, le minuteur sonnait alors que je venais tout juste d’atteindre l’état de flow. Si tu utilises la technique, il te faudra l’adapter à ton temps de concentration optimale. Pour ma part, il est d’une heure,
3. Les  pauses de 5 minutes peuvent finir en “réponse aux mails” ou en “scroll sur les réseaux sociaux” donc pense à être vigilante et à te faire de VRAIES pauses pour éviter de perdre les bénéfices de la technique du pomodoro.

Ajuster la méthode dans son planning

Organiser sa journée

Afin d’optimiser l’utilisation de la technique du pomodoro, tu dois connaître les tâches de ta journée qui nécessitent le plus haut niveau de concentration ainsi qu’estimer leur durée de réalisation. 

Ainsi, dans ta to do quotidienne, tu vas :

1. D’abord identifier tes 3 tâches les plus importantes,
2. Quantifier et estimer le temps de ces tâches,
3. Identifier à quel moment de la journée, tu vas pouvoir t’en occuper.

Pour ma part, j’effectue TOUJOURS les tâches à forte concentration le matin, car je suis de chronotype Lion. Je garde donc la technique du pomodoro pour le matin. L’après-midi est réservée à des coachings, des rendez-vous ou à mes routines commerciales.

Ainsi, ta journée pourrait être rythmée de la manière suivante (ceci n’est qu’un exemple) :

• 8h30 – Pomodoro n°1 d’une durée d’une heure : Tâche prioritaire n°1

• Pause de 10/15 minutes pour te lever, aller aux toilettes, te faire un café ou un thé, t’aérer l’esprit

• 9h45- Pomodoro n°2 d’une durée d’une heure: Tâche prioritaire n°2

• Pause de 10/15 minutes pour prendre l’air, boire un verre d’eau, marcher

• 11h- Pomodoro n°3 d’une durée d’une heure: Tâche prioritaire n°3

• 12h- Pause déjeuner d’une durée d’1h30

Avec ce planning, tu as donc potentiellement travaillé de manière effective pendant 3h mais avec 2 pauses de 15’ et une pause plus longue qui correspond à ta pause déjeuner. Tu as donc réalisé tes 3 tâches importantes de la journée et optimiser ton niveau de concentration. 

S’isoler au maximum des distractions

Pour que tes sessions de Pomodoro soient optimales, il faut impérativement te couper des distractions. Pour cela, tu vas devoir t’autoriser à ne pas être disponible. Tu peux mettre ton portable en mode avion, prévenir tes interlocuteurs ou ton équipe, mettre un casque sur tes oreilles, fermer ta boite mail et garder uniquement les fenêtres internet utiles à la réalisation de ta tâche en cours. 

En bref, retire toute source de distraction qui compromettrait ta concentration ! 

Faire une VRAIE pause entre les pomodoro

S’aérer, marcher, prendre un verre d’eau, lire… La pause est indispensable et l’idéal est de se mettre en mouvement. Lève-toi de ta chaise, va te faire un café (ou un thé), va aux toilettes, peu importe ! Ce break entre deux Pomodoro est important, car il permet de recharger ses batteries et d’éviter l’épuisement mental. Ta performance ne sera que meilleure et tu assimileras mieux les informations. Attention, cette pause ne doit pas te permettre de consulter Instagram, ou lire tes mails. Fais des tâches qui te font du bien !

Et toi, utilises-tu déjà la technique du pomodoro ?

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Gagner en productivité grâce au pomodoro

La technique du pomodoro

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Il est important d’apprendre comment gérer ses mails pour devenir plus efficace et plus concentrée. 

Au sommaire :

• Les mails, un véritable fléau pour ton efficacité et ta concentration,
• Comment diminuer le nombre de mails reçus
• Comment utiliser la méthode de l’inbox zéro
• Les bonnes pratiques de traitement de mails
• Rédiger des mails de qualité

Bonne Lecture

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Les mails, un véritable fléau pour ton efficacité et ta concentration

Recevoir des mails est anxiogène et nuit à la concentration. 

Il peut t’arriver de te sentir : 

• Fatigué(e) de recevoir autant de mails,
• Stressé(e) à l’idée de reprendre le travail à cause du nombre de mails à traiter qui t’attendent,
• Angoissé(e) chaque matin à l’idée d’ouvrir ta boite mail,
• Obligé(e) de consulter tes mails en dehors de ton temps de travail si tu veux t’en sortir,
• Mais, aussi si tu te culpabilises de ne pas réussir à tout traiter dans des délais raisonnables.

Les mails que nous recevons sont de diverses natures :

1. Le mail de ta business bestie qui te demande si tu veux déjeuner avec elle ce midi (mail conversationnel),
2. Celui de ton client qui te demande si tu as avancé sur tel ou tel dossier (mail de gestion de projet),
3. La newsletter de ton réseau business que tu ne lis jamais (mail information),
4. Les mails de tes clients ou partenaires pour te poser des questions (mail interrogatoire),
5. Et, celui qu’on apprécie le plus : le mail de relance, pas toujours sympa qui te fait monter la pression encore d’un cran (comme si tu avais besoin de ça, d’ailleurs).

Recevoir et traiter des mails nui donc à ton efficacité et à ta concentration. Ils constituent une source importante de distractions, mais également d’interruptions qui t’empêchent de consacrer plus de temps à des tâches importantes pour ton business.

Diminuer le nombre de mails reçus pour mieux gérer ses mails

Avant de s’intéresser à comment traiter ces mails, on va d’abord regarder comment diminuer le nombre de mails reçus (histoire de limiter les dégâts et d’arrêter d’en recevoir 453 par jour). 

Se désabonner des newsletters

Allez soyons honnête, nous recevons chaque jour des dizaines de mails avec de la publicité ou des newsletters que nous ne lisons JAMAIS. Ces mails passent généralement de la réception à la poubelle sans passer par la case lecture. Alors pourquoi ne pas se désabonner au lieu de les supprimer ? Cette action est typiquement 20/80 puisqu’une seule manipulation te fera gagner un temps précieux les semaines suivantes.

Attention, je ne dis pas de te désabonner de toutes les newsletters. Beaucoup sont très intéressantes et méritent d’être lues. Je te conseille uniquement de faire un tri entre celles que tu recevras et qui ne t’apportent aucune valeur et celles que tu reçois, qui sont intéressantes, mais que tu n’as pas le temps de lire. Pour ces dernières, classe-les dans un dossier “Newsletters”et consacre un temps spécifique dans ta semaine pour pouvoir les lire.

Éduquer ses interlocuteurs

Éduquer qui ?

Tout bêtement ceux qui t’envoient des mails inutiles :

• que ce soit ce client qui te harcèle de mails à longueur de journée pour te confier des tâches ou te relancer,
• comme ta business bestie qui veut juste savoir à quelle heure tu peux la rejoindre mercredi pour votre pause déjeuner.

Nous recevons chaque jour des tas de mails qui ne devraient pas être envoyés et qui se mélangent aux mails vraiment importants. Cette démarche continue d’augmenter de manière croissante notre nombre de mails reçus si nous ne prenons pas les choses en main pour stopper les dérives.

Éduquer comment ?

Une fois que tu as identifié les « relous » de ta boite mail, il faut prendre les devants et discuter posément de la situation avec eux.

Tu peux tout simplement dire à ta business bestie de t’envoyer plutôt un sms lorsqu’il s’agit d’une question d’ordre privé. Autorise-toi à donner ton canal de communication pour tel ou tel objet. 

Lorsque c’est une collègue, c’est plus simple effectivement que lorsqu’il s’agit d’un client ou d’un interlocuteur avec qui on entretient des relations moins proches.

Alors comment faire dans ces cas-là ?

 Pose ton cadre de travail ! Ici, il s’agit purement de ton process de relation client.

• Il s’agit d’une mauvaise nouvelle ou d’un sujet sensible ? Privilégie-le face à face quand tu le peux !
• Il s’agit d’une urgence ? demande lui de t’appeler !
• Dis-lui que tu ne consultes tes mails que deux fois par jour,
• Demande-lui de ne pas te mettre en copie de tous ses mails, mais uniquement de ceux dont l’information est importante pour toi.
• Demande-lui de recenser l’ensemble de ses besoins dans UN SEUL mail pour éviter d’envoyer 5 mails par jour
• Tu peux également lui demander d’être le plus précis possible dans ses demandes

Tu peux reprendre le contrôle et éduquer tes clients ! Tu peux également cadrer au mieux ta relation client grâce à un “guide de bienvenue” dans lequel tu aborderas ce sujet.

Classer ses mails

Classer par catégories

Pour éviter de laisser tes mails dans ta boîte de réception une fois qu’ils ont été traités, tu peux te créer un système de classement par libellé et attribuer une couleur à chaque libellé. Ex : tous tes échanges avec ton avocat auront un dossier spécifique avec la couleur rose. Ce code couleur te permet de voir visuellement qui est l’expéditeur de ton mail et de le traiter en priorité ou non. 

Désormais quand tu recevras un mail, une catégorie apparaît. 

Sur gmail, pour créer des libellés, c’est simple → (paramètres > libellés > créer un libellé sur gmail). Une fois que les libellés sont créés, ils apparaissent à gauche dans ta boite mail et tu peux changer la couleur → (tu cliques sur les 3 points en haut à droite du libellé et tu attribues une couleur).

Voici quelques libellés (non confidentiel) que je peux te montrer à titre d’exemple.

Créer des filtres

Pour les newsletters, tu peux aller encore plus loin. Tu peux te créer un filtre pour éviter de les recevoir dans ta boite mail. Ainsi, au fur et à mesure de leur réception, ils vont se classer directement dans le dossier du libellé correspondant. Lors du créneau que tu te seras accordé pour les lire, tu n’auras plus qu’à aller directement dans le dossier qui correspond. Cela t’évite des manipulations inutiles.

Comment créer des filtres sur Gmail : cliquez ici

Supprimer

Si tu veux diminuer ton nombre de mails dans ta boîte de réception, supprime-les une fois qu’ils sont traités (on fait aussi un petit pas contre la pollution numérique). Si tu as besoin de garder une trace, classer et archiver sont les mots d’ordre.

Gérer ses mails en adoptant l’inbox zéro 

C’est quoi l’inbox zéro ?

La méthode de l’Inbox zéro, comme son nom l’indique, consiste à n’avoir aucun mail dans sa boîte de réception et d’avoir un système de traitement efficace. 

Les points positifs de l’inbox zéro :

• Retrouver de la sérénité (bonjour le brouillard mental quand tu vois que tu as 1435 mails dans ta boite de réception et que tu ne sais plus ce qui est traité ou non),
• Te sentir organisée dans le classement de tes mails,
• Reprendre le contrôle du traitement de mes mails,
• Tes mails sont rangés, ta tête est désencombrée et laisse place à une nouvelle énergie,
• Ne plus te laisser déborder par l’arrivée de tes mails.

Les points négatifs de l’inbox zéro :

• Il est très difficile d’avoir une boîte de réception à zéro CHAQUE jour, donc la méthode peut être parfois culpabilisante et tu vas devoir passer au-dessus de ça,
• On peut vite se laisser déborder, il faut donc garder une certaine rigueur pour garder cette méthodologie sur le long terme.

Inbox zéro : par où commencer ?

On n’y échappe pas, pour arriver à plus de clarté, il faut mettre le nez dans TOUS les mails de ta boîte de réception. C’est la tâche la plus chronophage qui soit au monde (j’exagère à peine). Alors pour éviter de procrastiner devant l’ampleur, je t’invite à créer une boîte d’archives temporaire où tu vas glisser tout ce qui date de plus de 2 semaines et tu feras le tri au fur et à mesure. 

L’idée est de commencer avec une boîte de réception “clean” surtout si tu pars de loin et que tu as 1846 mails qui t’attendent dans ta boîte de réception.

Une fois ce dossier d’archives temporaires crée, tu vas commencer ce travail de tri et tu vas :

1. Te désabonner des newsletters que tu ne lis jamais (tu peux utiliser un outil comme cleanfox)
2. Créer tes boîtes d’archives par catégories et répartir les mails que tu souhaites conserver dans les libellés correspondants
3. Supprimer le reste : mails traités que tu ne souhaites pas conserver.

Créer un système efficace de traitement de mails

1⃣ Les mails à caractère informatif : soit suppression (si l’information n’est pas importante), soit classement (si, à l’inverse, l’information est importante),

2⃣ Pour les mails à traiter :

• soit l’action te prend 5 minutes et tu traites le mail pendant ton créneau accordé à cet effet
• soit la tâche te prend  plus de 5 minutes et l’action vient rejoindre ton gestionnaire de tâches

On me demande souvent quoi faire des mails “à traiter” qu’on a mis dans notre gestionnaire de tâches. 

→ Deux solutions :

1ère solution : tu gardes le mail dans ta boite de réception (mais du coup, ça va se mélanger avec les mails non lus que tu reçois au fur et à mesure).

2ème solution : tu te crées une boîte d’archives intitulé “À traiter” et vu que la tâche figure dans ton gestionnaire de tâches avec une date limite de réalisation, tu ne vas pas l’oublier, le mail est juste isolé.

Voici une petite infographie sur la méthode inbox zéro que tu peux enregistrer :

Les bonnes pratiques pour gérer efficacement ses mails

Conseil n° 1 : ne pas consulter ses mails toute la journée

1)Et si on commençait sa journée par autre chose que traiter ses mails ?

Je crois qu’il n’y a rien de pire que d’ouvrir sa boite mail le matin au réveil, ou en arrivant au travail.

Scénario : tu arrives au bureau (ou à ta table de cuisine si tu travailles chez toi peu importe), il est 8h du matin, tu as couru pour avoir le temps de te préparer, préparer tes enfants, et derrière ton bus pour être à l’heure. Et BIM, tu ouvres ta boite mail et tu as 5, 10, 30, 50 mails non lus tombés miraculeusement dans ta boite mail depuis hier soir 19h. Je caricature peut-être un peu (quoique pas tellement, car j’ai connu ça). Et là, tu commences ta journée stressé(e), déjà débordé(e) alors que tu avais déjà une liste considérable de choses à faire. Tu vas donc lire ses mails, commencer à les traiter, et puis ta TO DO quotidienne que tu avais fait la veille est modifiée pour traiter les nouvelles urgences.

STOP !

Ne commence pas ta journée en traitant tes mails. Commence plutôt par ta TO DO list quotidienne préparée avec amour la veille et par tes tâches importantes.

À lire : comment prioriser ses tâches grâce à la matrice d’Eisenhower ?

2) Oui, mais comment ne pas être dérangée ou culpabiliser en voyant les mails arrivés ?

Alors déjà, ne travaille pas avec ta boite mail ouverte à côté et supprime toutes les notifications. 

Tu deviens plus serein(e) mais aussi plus concentré(e).

3) C’est impossible pour moi de faire ça, mes clients sont habitués à ma réactivité

FAUX ! Une habitude peut être modifiée lorsqu’elle est expliquée ! 

Ta nouvelle habitude peut être la suivante :

– Désormais, je ne consulterai mes mails que 2 fois dans la journée, une fois à 11h, une fois à 17h (à toi de trouver ce qui te convient le mieux)

Pour ne pas pénaliser tes clients, tu peux leur dire :

1. De t’appeler s’il s’agit d’une question très urgente,
2.  Programmer une réponse automatique en expliquant ta nouvelle manière de fonctionner « Je vous remercie pour l’envoi de cet email. Je ne consulte cependant mes mails que deux fois par jour. Je vous invite donc à privilégier les appels s’il s’agit d’une question urgente. Dans le cas contraire, vous recevrez une réponse dans un délai maximum de 72 heures ».

Conseil n° 2 : regrouper la lecture des mails

Je te disais plus haut que la pire erreur qui soit est de lire ses mails au fur et à mesure de leur arrivée.

Il va donc falloir que tu te bloques dans ta journée des créneaux de lecture & traitement de tes mails. Le nombre de créneaux ainsi que leur durée va dépendre de ton activité et du volume de mails reçus.

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Rédaction des mails

Si tu souhaites réduire ton nombre de mails reçus par jour et communiquer efficacement, il faut impérativement connaitre quelques règles de base pour rédiger un mail. 

La forme du mail

• La couleur et la police

Tout d’abord, opte pour la simplicité. Le noir est une couleur simple pour rédiger un mail. Je vois parfois passer des mails avec des tas de couleurs, une police illisible ou trop petite (ou à l’inverse trop grosse). Le mail ne doit pas être une œuvre d’art. La sobriété est la clé lorsque l’on veut être efficace dans ce domaine. Mets-toi à la place de ton interlocuteur dès que tu rédiges un mail !

Est-ce agréable de recevoir un mail comme ça ?  

La réponse est évidemment NON !

On préfèrerait tous recevoir un mail de la forme suivante : 

• Les images

Un conseil que je peux également te donner est de ne pas insérer trop d’images dans ton mail. D’une, parce que tu risques de finir dans les spams de ton interlocuteur. De deux, parce que la lecture devient beaucoup moins agréable. Si tu as des images à envoyer, privilégie la pièce jointe.

• Un objet clair

Si tu veux donner envie à ton interlocuteur d’ouvrir ton mail, il faut impérativement être clair sur ta demande dès l’objet du mail.

• N’abuse pas des copies

La bonne pratique est de mettre ton interlocuteur en destinataire (celui qui devra faire l’action demandée). Si tu as des personnes à informer, utilise la copie ou la copie cachée, mais n’en abuse pas. Tu n’as généralement pas besoin d’informer la terre entière que tu confies une action à quelqu’un ou que tu réponds à une action.

• La signature est indispensable

Encore, dans un souci de clarté, pense à insérer automatiquement ta signature. Tu vas gagner un temps précieux et ton destinataire n’aura aucun doute sur la provenance de ton mail. Tu peux faire ta signature mail gratuitement sur signature.io.

Personnellement, j’insère également la formule de politesse pour éviter de la réécrire à chaque fois.

Le contenu du mail

• La base : relis-toi !

On a tendance à envoyer nos mails juste après les avoir écrits. Si tu es de ceux-là, tu as déjà dû, au moins une fois, oublier la pièce jointe et envoyer un 2ème mail avec un « Oups, c’est mieux avec la pièce jointe ».  Sans compter les fautes d’orthographe qu’on aurait pu éviter en relisant son mail.

• La politesse avant tout

Ne commence pas tes mails sans dire, a minima, « bonjour » ! Ton interlocuteur, même si tu passes par la voie digitale, est un humain et la politesse doit être respectée, comme si la demande était faite en face à face.

• Un objectif clair

On parlait dans la forme du mail d’indiquer un objet clair. Tu dois également exprimer ta demande clairement si tu veux éviter les allers/retours de mail. Il n’y a rien de pire, en matière de productivité, que les ping-pong interminables de mails. Exprime ta demande avec le plus de précisions possibles. Utilise des bullets points (ou tirets, si tu préfères) pour exprimer tes différentes idées ou les différentes étapes. Ta demande doit être exprimée en début de mail.

Gérer ses mails, exemple n°1 

À NE PAS FAIRE

Mail 1 : Tu trouveras ci-joint mon prochain article sur la gestion des mails.

Réponse 1 :  Merci, que veux-tu que je fasse ?

Mail 2 : Je voudrais que tu le relises et que tu me fasses tes commentaires

Réponse 2 : Très bien, mais tu veux ça pour quand ?

Mail 3 : Quand tu peux !

Réponse 3 : Ok c’est fait, je te laisse regarder !

Mail 4 : J’ai fait les corrections, peux-tu le mettre en ligne ?

Réponse 4 : Oui, je m’en occupe !

Clairement, ces 8 mails auraient pu être évités en formulant clairement la demande.

À FAIRE

Mail 1 : Bonjour Brigitte, tu trouveras ci-joint mon prochain article sur la gestion des mails. Peux-tu le relire et me faire tes commentaires pour le mardi 17 décembre au plus tard ? Je ferai les corrections nécessaires et une fois faites tu pourras le mettre en ligne. Pas besoin de me répondre pour m’accuser réception !

Réponse 1 : Bonjour Amélie, j’ai inséré mes commentaires, tu peux aller jeter un œil. J’attends ton feu vert pour la mise en ligne.

Mail 2 : Ok pour la mise en ligne !

Tu peux également utiliser une messagerie instantanée grâce à Hangout, Slack ou WhatsApp pour les deux derniers mails. À toi de voir ce qui te correspond le mieux !

Gestion et traitement de ses mails, exemple n°2

Un autre conseil pour les mails où tu demandes les disponibilités de ton interlocuteur, tu peux :

• Soit envoyer un lien calendly où ton interlocuteur pourra choisir un créneau où tu es toi-même disponible pour un rendez-vous,
• Soit donner d’ores et déjà tes disponibilités sur les prochaines semaines pour éviter que ton interlocuteur te donne des dates où tu es indisponible.

À NE PAS FAIRE

Mail n°1 : je pense que ce serait utile de se faire un point par téléphone en amont de la réunion de travail du 25 septembre. Qu’en penses-tu?

Réponse n°1 : oui, c’est une bonne idée !

Mail n°2: quelles sont tes disponibilités ?

Réponse 2 : Je suis disponible mercredi 20, jeudi 21 et vendredi 22 septembre.

Mail n°3 : À quelle heure ?

Réponse n°3 : je suis disponible que le matin.

Mail n°4 : Ah mince, j’avais de la disponibilité, mais que l’après-midi. En réalité, notre point téléphonique est impossible avant la réunion de travail.

Réponse n°4 : tant pis !

Ici, les deux parties utilisent leurs mails comme une conversation et perdent un temps précieux à écrire ces différents mails : le temps de se remettre dans le sujet et le temps d’écrire le mail en réponse.

À FAIRE

Mail n°1 : je pense que ce serait utile de se faire un point par téléphone en amont de la réunion du 25 septembre. Qu’en penses-tu ?

Je suis disponible pour ma part, le mercredi 20, jeudi 21 et vendredi 22 septembre après-midi. Aurais-tu un créneau à me consacrer sur ces dates ?

Réponse n°1 : Ah mince, je suis disponible sur les mêmes dates, mais que le matin. Notre point téléphonique sera impossible avant la réunion de travail. Je t’envoie donc un mail récapitulatif dès demain !

• Des phrases courtes

Si tu veux être bien compris par ton interlocuteur, fais des phrases courtes. Je te conseille d’utiliser une structure du type « si…alors » afin d’aborder toutes les possibilités pour l’interlocuteur et éviter les demandes de précisions.

Voici un exemple :

« Bonjour Monsieur X, je vous prie de trouver ci-joint ma proposition de programme de formation. Si ce programme vous va, vous pouvez d’ores et déjà accepter le devis que vous trouverez également ci-joint. Sinon, dans le cas contraire, je vous invite à m’appeler pour échanger à ce sujet demain après-midi entre 14h et 18h ».

Et voilà !

Et toi, quelles sont tes bonnes pratiques pour gérer tes mails ?

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L’article Comment gérer ses mails: le guide ultime pour les entrepreneures est apparu en premier sur Amélie Canhan.

Dans cet article, nous parlerons donc des 4 pièges à éviter pour bien déléguer et les bonnes pratiques à mettre en place.

Au sommaire :

• Tu n’as pas fixé d’objectifs à ta délégation
• Tu délègues au mauvais moment
• Tu n’as pas préparé ta délégation en amont
• Tu recrutes principalement au feeling

Bonne Lecture

5 JOURS POUR PASSER TON BUSINESS AU NIVEAU SUPÉRIEUR GRÂCE À LA DÉLÉGATION

1) Tu n’as pas fixé d’objectifs à ta délégation

Le premier piège à éviter est de ne fixer aucun objectif à sa délégation. Plus tu sauras précisément quels sont les objectifs que tu souhaites atteindre, plus tu seras à même de fixer le plan d’action qui ira dans le sens de ces objectifs.

Il existe 3 principaux types d’objectifs que tu peux te fixer :

• Objectif de CA
• Objectif d’expertise
• Objectif de gain de temps

Tu peux avoir un seul objectif ou tu peux en avoir plusieurs. Dans tous les cas, tu dois être précise.

1ère hypothèse : tu as un objectif de développement de CA

Sur qui va reposer le CA que tu souhaites réaliser ? la personne à qui tu vas déléguer ou toi-même ?

*S’il s’agit du futur collaborateur, il peut être intéressant de lui indiquer le CA qu’il doit réaliser, et donc de l’objectiver là-dessus en lui laissant un temps de réalisation raisonnable. Donc, il va alors falloir que tu estimes COMBIEN. Ex : tu cherches à collaborer avec un commercial.

*Si c’est sur toi que va reposer le développement du CA, en réalité, ton objectif principal est donc de gagner du temps pour te permettre d’aller chercher ce CA supplémentaire. L’objectif de CA est donc l’objectif n°2, il ne s’agit pas de ton objectif prioritaire. Sans gain de temps réel, tu ne pourras pas réaliser ton objectif de CA.

D’où l’importance d’être bien au clair sur ses objectifs.

2ème hypothèse : tu as besoin d’une expertise

Ex : tu voudrais refaire ton site internet, tu n’as pas le temps. Tu n’as aucune compétence sur le sujet et tu n’as pas envie de t’en occuper. Dans cette hypothèse, on est donc bien sur un objectif d’expertise.

Tu vas alors devoir, pour cette délégation, connaître tes besoins pour les exprimer à ton prestataire et ce prestataire aura une réelle autonomie sur le sujet.

Je te conseille d’établir un cahier des charges précis et de faire fonctionner le bouche-à-oreille auprès d’autres entrepreneurs que tu connais et qui ont eu les résultats que tu souhaites obtenir.

3ème hypothèse : tu as un objectif de gain de temps

Dans cette hypothèse, tu vas devoir identifier COMBIEN de temps, tu veux gagner et à quoi tu vas attribuer ce temps. Il faut que ce soit concret et précis.

Pourquoi ?

*Parce qu’il peut t’arriver d’être déçue en déléguant d’avoir “la sensation” de ne pas avoir gagner de temps. Lorsque tu parles de “sensation” ou d’impression, c’est que tu n’as pas fait les calculs concrets en amont.

Conclusion : peu importe le type de collaboration que tu entames, pense à exprimer tes objectifs à la personne à qui tu délègues.

2) Déléguer au mauvais moment

“Quel est le bon moment pour déléguer?”

Il n’existe pas réellement de moment parfait pour déléguer.

En revanche, tu ne dois pas déléguer trop tôt…

→ Tu délègues trop tôt si :

• ton business n’est pas suffisamment structuré,
• tu n’as pas vérifié que tes offres étaient rentables,
• tu n’as aucun budget.

→ Ni trop tard…

Parce que, si tu es déjà dans un rush permanent, que tu délègues rapidement. Et, tu ne prends pas le temps d’accueillir et d’intégrer le nouveau collaborateur. Ta collaboration risque de se solder par un échec.

3) Ne pas préparer sa délégation en amont

On a tendance à penser que la première étape d’une délégation, c’est de rechercher la personne qui va collaborer avec nous.

FAUX !

La première étape est de préparer sa délégation EN AMONT. Et, il y a énormément de choses à faire pour organiser son business :

• Comprendre et décortiquer son activité en pôle et construire l’organigramme de son business
• Fixer ses objectifs et analyser ses besoins
• Fixer son budget
• Se sentir prête et dégommer certaines croyances
• Savoir quoi déléguer (quelles tâches ?)
• Choisir le statut du futur collaborateur en connaissant précisément les avantages et les contraintes
• Construire les fiches de postes
• Élaborer les process nécessaires

4) Recruter au feeling

Pour bien déléguer, il faut que ta collaboration repose sur des critères objectifs. Bien sûr, le feeling va évidemment entrer en ligne de compte, mais à la fin.

N’oublie pas que ta délégation répond à un ou plusieurs objectifs et que si tu remplis par ces objectifs, tu auras investi pour rien. Tu auras la sensation d’avoir perdu du temps, de l’énergie et de l’argent. En tant qu’entrepreneur, c’est la pire erreur que l’on puisse faire.

Alors attention, je ne dis pas que tu dois recruter Micheline ou travailler avec Patrick qui sont les experts dont tu as besoin, qui cochent toutes les cases, mais qui sont des humains odieux. Je dis juste que tu ne cherches pas à te faire des potes, tu cherches à faire grandir ton business.

Il faut donc trouver le bon équilibre. Si pour toi le feeling est important, pose des critères en termes de savoir-être pour remettre de l’objectivité et pouvoir les analyser.

Pour t’aider :

• L’organigramme de ton business
• La fiche de poste / rôle
• Une grille d’entretien

De ce fait, tu peux également faire l’entretien à deux ou faire plusieurs entretiens avec des personnes différentes de ton équipe pour t’assurer que tu n’es pas en train de te faire embarquer par ton côté Bisounours hihiii.

5 JOURS POUR PASSER TON BUSINESS AU NIVEAU SUPÉRIEUR GRÂCE À LA DÉLÉGATION

À présent, est-ce que tu as identifié des erreurs que tu fais lorsque tu délègues ?

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Dans cet article, j’aimerais justement que l’on déconstruise certaines croyances que tu peux avoir au sujet de la délégation afin de réussir à déléguer.

Laisse-moi t’accompagner dans cette démarche et rétablir la vérité. Parce que déléguer c’est un levier de développement pour ton business et tu ne dois pas t’en priver !

Au sommaire :

• La délégation est-elle une perte de temps ?
• Déléguer, est-ce vraiment compliqué ?
• Est-ce que déléguer ça coûte cher ?
• Dois-tu forcément recruter un salarié ?
• Les meilleures délégations se font-elles forcément au feeling et à l’intuition ?

Bonne Lecture

5 JOURS POUR PASSER TON BUSINESS AU NIVEAU SUPÉRIEUR GRÂCE À LA DÉLÉGATION

La délégation est-elle une perte de temps ?

“Ce sera mieux fait si je le fais moi-même et/ou ce sera fait plus rapidement”

Le plus grand frein que tu peux avoir au sujet de la délégation, c’est de penser que déléguer va te faire perdre du temps.

FAUX !

Si la délégation n’est pas un réel gain de temps ou que le/ la collaborateur/trice ne fait pas les tâches correctement, c’est souvent parce que :

ton business n’est pas suffisamment structuré (manque de process ou d’outil de gestion de projet, par exemple).

tu n’as pas recruté la bonne personne.

Comme je le répète souvent, 90% des collaborations qui se soldent par un échec sont de la responsabilité du recruteur (et oui, je sais ça pique).

Si toutes les délégations sont différentes, la délégation ne peut constituer un gain de temps que si, et uniquement si :

• Les objectifs sont clairs
• Les besoins sont précis et identifiés
• Le statut juridique choisi est adapté
• Le business est prêt à l’accueil du nouveau collaborateur

Apprendre à déléguer et travailler son management

En respectant les conditions précédentes, le gain de temps sera bien réel, MAIS il sera effectivement progressif (car la délégation est toujours, et surtout au début, un investissement en temps et en énergie).

De plus, il faudra également intégrer que si une tâche te prenait 6h, tu ne gagneras pas 6 heures. Parce que le management, la coordination seront des tâches supplémentaires et que le temps que tu passais ne sera pas exactement le même chez ton collaborateur. Tu dois donc prendre une marge de sécurité et aussi savoir que pour réussir à déléguer, il faut apprendre à faire confiance (car dans le fait de confier, il y a la notion de confiance).

Et enfin, si tu délègues des tâches que tu ne faisais pas toi-même, il n’y aura pas de véritable gain de temps, mais une économie de temps. L’important est donc de toujours vérifier que ton temps est alloué AU BON ENDROIT, dans ta zone de génie et le développement de ton business.

Conclusion : la délégation est alors un véritable gain de temps si elle est bien préparée en amont.

Déléguer, est-ce vraiment compliqué ?

“Déléguer, c’est beaucoup trop compliqué, je procrastine sur le sujet, car je n’ai pas de plan d’action”

FAUX !

Alors déléguer, ce n’est pas forcément compliqué non. Mais, comme toutes compétences que nous n’avons pas, nous pouvons ressentir du découragement devant l’ampleur. Tu as bien lu, déléguer c’est une véritable compétence que tu dois apprendre, une compétence à acquérir en tant que chef d’entreprise.

Et, n’oublie pas que comme toute compétence, c’est également l’expérience qui fera que tu deviendras meilleure.

C’est justement pour ces raisons que j’ai créé Déléga+, ma formation en ligne dédiée à la délégation.

Déléga+ te donne le plan d’action, la méthodologie expliquée pas à pas pour déléguer sereinement, en évitant les erreurs qui peuvent coûter cher à ton business. En plus de cette méthodologie, tu as accès à une boîte à outils avec des dizaines de templates, de modèles et des vidéos de partage d’expérience pour être en appui de toutes tes futures délégations et te faire gagner un temps précieux.

Conclusion : tu l’auras compris, déléguer ce n’est pas compliqué, mais c’est une compétence à acquérir. Acquérir la compétence te permettra de connaître le plan d’action à mettre en place pour réussir chaque délégation.

5 JOURS POUR PASSER TON BUSINESS AU NIVEAU SUPÉRIEUR GRÂCE À LA DÉLÉGATION

Est-ce que déléguer coûte cher ?

“Déléguer va me coûter un bras”

FAUX !

Cette croyance intervient dans deux situations principales :

La 1ère situation :  tu cherches à recruter un salarié et tu es persuadée que tu vas devoir prévoir un budget dédié à ton recrutement (offre d’emploi, publicité, cabinet de recrutement…).

Et la 2ème situation :  ou tout simplement, tu as peur que ton investissement en délégation ne soit pas rentable pour ton business.

Pour la 1ère situation, sache que tu n’as pas besoin d’investir le moindre euro dans ta délégation, même lorsque tu recrutes un salarié. Il existe des job boards gratuits, et tu peux très bien (en maîtrisant la compétence recrutement) le faire toi-même. Injecter un budget dans ton recrutement pourra te permettre de gagner du temps, mais ce n’est absolument pas indispensable.

Je le répète, mais tu dois maîtriser la compétence délégation en tant que chef d’entreprise pour réussir à déléguer.

Pour la 2ème situation, si ta délégation est préparée et que tes objectifs sont clairs, il n’y a aucune raison que cet investissement ne soit pas rentable. En revanche, tu ne dois pas déléguer si tu manques déjà de rentabilité dans ton business (la délégation ne sera jamais la solution, car elle va venir accentuer ce manque de rentabilité), et tu dois connaître le budget à allouer à ta délégation.

Conclusion : déléguer est un investissement en temps, en énergie et financier, mais qui a pour objectif de t’aider dans le développement de ton business. Cet investissement est donc largement rentabilisé et peut être fait à moindre coût dès lors que tu as acquis les compétences.

Dois-tu forcément recruter un salarié ?

“Je n’ai pas encore les épaules pour recruter un salarié”

Tu n’es pas obligée de recruter un salarié lorsque tu envisages la délégation. En réalité, tout va dépendre de tes objectifs.

La délégation comporte plusieurs formes et tu peux faire appel à plusieurs statuts différents :

• Le stage
• L’alternance
• Le salariat
• L’association
• Le freelancing
• Les partenariats
• Les prestataires

Ces différents types de délégations répondent à des objectifs différents, ont leur propre budget et leurs propres règles juridiques.

Alors rassure-toi, si tu n’as pas encore “les épaules” pour recruter un salarié, tu peux faire appel aux autres types de délégation.

Conclusion : le marché du travail évolue, les relations de travail ne se font plus forcément sous le format classique employeur/ salarié.

Les meilleures délégations se font-elles forcément au feeling et à l’intuition ?

“Je préfère recruter au feeling, au moins je suis certaine que la collaboration se passera bien sur le long terme”

FAUX ! ARCHI FAUX !

C’est une terrible erreur que de recruter au feeling. Alors, tu peux avoir de la chance et que tout se passe bien, je ne dis pas le contraire. Comme, tu peux conduire sans avoir le permis et n’avoir jamais d’accident : ne me remercie pas pour la comparaison.

En réalité, lorsque tu recrutes au feeling, tu augmentes tes “chances” que la collaboration foire. Le feeling, c’est bien, l’intuition également, mais ce sont des critères qui doivent intervenir en dernier.

Un recrutement, la naissance d’une collaboration doit passer par des éléments objectifs (et non subjectifs). Tu dois donc connaître tes besoins de manière précise afin de trouver LA BONNE PERSONNE. Et, la bonne personne, c’est celle qui va parfaitement matcher avec les critères objectifs du poste que tu cherches à pourvoir.

Trois documents peuvent t’aider dans cette démarche :

• L’organigramme de ton business
• La fiche de poste / rôle
• La grille d’entretien

Conclusion : tu l’auras compris, pour savoir comment réussir à déléguer, il faut d’abord faire sauter les croyances ci-dessus. Et la clé réside dans la structuration et l’acquisition des compétences.

As-tu d’autres croyances au sujet de la délégation ? 

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